2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58
Ako vam stotine dolaznih e-poruka i stalna ometanja za provjeru pošte ne dopuštaju da se usredotočite na svoju glavnu aktivnost, onda je ovaj članak za vas. Rudolphe Dutel, bivši Googleov zaposlenik, objasnio je kako ispravno raditi s Gmailom bez glavobolje.
Rudolf Dutel se 2011. zaposlio u Googleu. "Moj prvi dan u Googleovom uredu bio je kao dolazak Harryja Pottera u Hogwarts: jako ste zabrinuti, kao školarac na prvom spoju i nije jasno što učiniti", prisjeća se Rudolph. “Stoga mi je bilo drago zbog svakog povjerenog mi posla i prilike da u tom procesu naučim nešto novo.”
Sljedeće dvije godine bio mu je predodređen da se usko bavi osposobljavanjem zaposlenika tvrtke za rad s mail servisom Gmail, kao i za njegovu korporativnu prodaju.
Dütel više nije član Googlea, sada je zaposlenik Buffera i osnivač projekta Remotive, elektronskog tjednika za udaljene radnike. Ipak, još uvijek koristi neke od trikova kojima je naučio svoje bivše kolege.
Kako trenirati svoju e-poštu: 7 ubojitih savjeta za rad s Gmailom
Ponekad je otvaranje Inboxa u ponedjeljak ujutro otkriće. Čini se fizički nemoguće razvrstati beskrajni niz pisama.
E-pošta se danas ne koristi osim u zabačenim selima, gdje nema struje ni tornjeva. Prema istraživanju McKinsey Global Institute, u prosjeku provodimo trećinu svog radnog dana odgovarajući na e-poštu.
Prosječni kvalificirani radnik potroši do 28% svog korisnog vremena analizirajući e-poštu. To je oko 13 sati tjedno.
Naravno, ne želim se složiti s tako tužnom statistikom. Štoviše, svatko želi potrošiti svoje vrijeme na nešto korisnije. U tu svrhu Dutel je proveo dosta vremena testirajući mogućnosti Gmaila, uslužnih programa i usluga, istaknuvši sedam najkorisnijih, po njegovu mišljenju, za svakodnevnu upotrebu. Možda radna korespondencija nije tako dug posao.
1. Upotrijebite gumb "Otkaži slanje"
Jeste li ikada primijetili nekoliko neugodnih tipkarskih pogrešaka u svom pismu nakon što ste kliknuli "Pošalji"? siguran sam da da.
Od sada se više nema čega bojati: imate funkciju otkazivanja slanja, što je strogi preduvjet za one koji su se odlučili ozbiljno baviti upravljanjem dragocjenim radnim vremenom.
Funkciju možete aktivirati tako da uđete u izbornik i stavite kvačicu ispred odgovarajuće funkcije: "Postavke" → "Općenito" → "Otkaži slanje". Po želji, razdoblje otkazivanja može se postaviti na 10, 20 ili 30 sekundi.
Probajte sami, meni se osobno svidjelo!
2. Primijenite predloške da uštedite vrijeme
Pišemo ogroman broj slova iste vrste, sličnih jedno drugom kao dvije kapi vode. Ponekad kao osnovu za nova pisma uzimamo ona koja smo već napisali drugim ljudima. Na primjer, za prodavače je to prikladno i može značajno uštedjeti vrijeme.
Pa zašto ne pripremiti nekoliko predložaka za ovu vrstu poruke umjesto da stalno iznova pišete istu stvar? Uostalom, zamijeniti nekoliko riječi i izraza puno je lakše nego pisati iznova. Glavna stvar je da je ne zaboravite ponovno pročitati kasnije.
Pripremite i spremite neke predloške odgovora koje možete kasnije koristiti ako je potrebno.
Da biste omogućili funkciju "Predlošci odgovora", idite na karticu "Laboratorij" u izborniku postavki.
Zahvaljujući ovoj nevjerojatno korisnoj značajci, Rudolph i njegov brat uspjeli su ručno poslati svoje podatke za kontakt na prvih 1500 Remotive pretplatnika standardnim pismom.
3. Koristite funkciju izvanmrežnog pristupa
Još jedan trik koji smo naučili od Dutela je kako nastaviti raditi s Gmailom bez pristupa internetu.
Možda se neki od vas vole nakratko odvojiti od drugih kako bi se u potpunosti posvetili kreativnim zadacima. No, u većini slučajeva jednostavno ne možete bez mape "Inbox", gdje ste, primjerice, ispustili tehnički zadatak. Kako biti?
Za sva putovanja vlakom, slučajeve s plaćenim ili ograničenim pristupom Wi-Fi mreži i druge nepredviđene okolnosti, možete koristiti funkciju "Offline". Omogućuje vam čitanje, odgovaranje, pretraživanje i arhiviranje e-pošte bez pristupa internetu.
Ovo je stvarno vrlo zgodno, jer vam ovaj način rada omogućuje rad ne samo s poštom, već i s Google diskom i Google dokumentima.
4. Nemate vremena? Pauza
Ponekad dolazne poruke samo padaju u kutiju jedna za drugom, iritiraju i odvlače pažnju od posla na koji smo fokusirani. Jedno, dva, četiri, deset novih slova… Što ako postoji nešto važno?
Najbolje rješenje za ovaj problem, prema Dutelu, bila je funkcija Inbox Pause. Značenje ove funkcije je vrlo jednostavno: obustavljate tok dolazne korespondencije ako ste zauzeti nečim važnim, a kada se oslobodite tereta briga i kalendara punog događaja, vraćate im se kao da ste ih primili u istoj sekundi odlaskom na stranicu s karticom pošte.
5. Odjavite se s nepotrebnih mailing lista
Dogodilo se da je teško u potpunosti se riješiti svih vrsta e-mailova koji vam dolaze u pretinac radne e-pošte. Kako se riješiti onih koji vam uopće nisu zanimljivi?
Provjerite Unroll.me, uslužni program koji vam može pomoći organizirati e-poštu na najbolji mogući način za nekoliko minuta. Nakon što se prijavite za uslugu, otvorite mailing listu na koju ste se pretplatili. Zatim se odjavite od nepotrebnih.
6. Uključite potvrdu u 2 koraka
Čini se da Gmail zna gotovo sve o nama: s kim komuniciramo, koje slike tražimo u pretraživanju, što spremamo u "Dokumente". Možemo reći da je ovo svojevrsni centar kontrole leta i glavni stožer zapovjedništva - sve poveznice vode ovamo, poput cesta za Rim. To znači da se prvo treba pobrinuti za sigurnost.
Potvrda u dva koraka najbolje je rješenje za ovaj zadatak. "Dva-", jer kako biste zaštitili svoje podatke, bit će vam potrebna ne samo lozinka za poštanski sandučić, već i jedinstveni kod, koji ćete dobiti svaki put kada pokušate pristupiti svom poštanskom sandučiću iz mobilne aplikacije ili SMS-poruke.
Rudolph također savjetuje da obratite pozornost na uslugu 1Password.
Mnoge druge popularne usluge poput Dropboxa, Facebooka i Twittera također koriste potvrdu u 2 koraka za pristup.
Usput, zbog sigurnosti vaših podataka važno je osigurati da se vaš Gmail račun ne koristi na nekoliko uređaja odjednom, na primjer, na dva računala u isto vrijeme.
7. Koristite informativnije obavijesti
Mnogi glasnici koriste nekoliko statusa za poruke odjednom: "Poslano", "Isporučeno", "Pročitano". Na nekim mjestima, kao što je Facebook, ikone se koriste za predstavljanje tih obavijesti.
Za Gmail servis postoji slično rješenje – Sidekick. Ovo je dobra aplikacija za one koji traže posao ili one čije su aktivnosti vezane uz prodaju: vrlo je zgodno dobiti statuse poslanih e-poruka.
Sada znate nešto više o sigurnosti i uštedi vremena pri radu s Gmailom. Nadamo se da će vam savjet iskusnog stručnjaka pomoći da postanete produktivniji.
Preporučeni:
6 koraka za povratak bivšeg prijatelja
Ako ste u zavadi, to ne mora biti zauvijek. Govorimo vam kako se pomiriti s prijateljem i nastaviti vezu ako još uvijek imate želju za komunikacijom
Zašto pratimo bivšeg na društvenim mrežama i kako to prestati raditi
Loša je ideja provjeriti je li vaša bivša djevojka dodala nove fotografije na Instagram ili promijenila svoj VKontakte status. Baš kao i bivši dečki
Oporavak od otkaza: 8 savjeta bivšeg Googleovog zaposlenika
Otpuštanje s posla može ozbiljno narušiti vaše samopouzdanje. Naučite kako prebroditi ovo razdoblje i ne odustati
4 savjeta bivšeg pijanca koji će vam pomoći da prestanete piti i da ne divljate
Blogerica Claire Gillespie prestala je piti i sedam mjeseci kasnije podijelila je kako je odustajanje od alkohola promijenilo njezin odnos s drugima
Najbolje iz oba svijeta: kako izvući maksimum iz Googleovog ekosustava s iPhoneom
Jeste li skeptični prema Googleovim aplikacijama za iPhone? Mislite da iPhone ne može biti prijatelj s Googleovim uslugama? Uzalud. Googleove usluge dobro rade na iPhoneu