13 stvari u poslovnoj korespondenciji koje jednostavno ljute

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Ako ne želite naljutiti drugu osobu, nemojte to činiti.

1. Nedostatak pozdrava

Ne pišete poslovno pismo iz zadovoljstva, trebate nešto od primatelja. Stoga je ispravno započeti činom uljudnosti – pozdravom. Raditi bez toga je kao da nogom otvarate vrata tuđeg ureda.

Kako ne bi

Ovako je bolje

2. Izraz "Dobar dan"

Ako ne pišete poslovno pismo izravno iz 2000-ih, onda odaberite moderniji tekst. Nije važno što ne možete točno predvidjeti kada će druga osoba pročitati poruku. Opcija "dobar dan" je najneutralnija, ali možete koristiti i period kada šaljete pismo. A "dobro doba dana" prepustite polumrtvim forumima iz prošlosti.

Kako ne bi

Ovako je bolje

3. Rukovanje pogreškama

Nevjerojatno je koliko se grešaka može napraviti u tako kratkom tekstu. Prvo, mnogi su pravilo odvojenih zarezima shvatili doslovno. To dovodi do remek-djela poput "Dragi Anton Mihajloviču". Priziv nije samo ime, već i riječi koje o njemu ovise.

Drugo, pažljivo provjerite ime primatelja. Ne zovite Aleksejeva Alexandras, Marin Marias i dešifrirajte inicijale.

Kako ne bi

Ovako je bolje

4. Skraćenice i jednosložni odgovori

Poslovno pisanje zahtijeva od vas da komunicirate punim rečenicama. Ovaj pristup ima praktičnu korist: sugovornik ne mora pogađati što mislite, jer otkrivate sve nijanse i ne dajete priliku krivom tumačenju riječi. A vaše "OK" može značiti bilo što. Osim toga, rezovi ne štede puno vremena.

Kako ne bi

Ovako je bolje

5. Humor i metafore

Poslovno pismo ne smije ostavljati prostor za tumačenje. Sve riječi se koriste u svom izravnom značenju i ne podrazumijevaju različita tumačenja. Inače pričekajte dodatni krug dopisivanja, u kojem ćete saznati tko je što imao na umu. I može potrajati puno vremena.

Kako ne bi

Ovako je bolje

6. Uskličnici

Uskličnici se ne koriste često u književnim tekstovima, jer su namijenjeni izražavanju jakih osjećaja. Poslovno pismo nije platforma za izražavanje, čak i ako stvarno želite sugovorniku izraziti što mislite o njemu.

Možda ne mislite ništa posebno, ali za sugovornika će uskličnik biti signal da vjerojatno nešto krivo radi. Stoga držite i svoja osjetila i kombinaciju tipki Shift + 1 pod kontrolom. Uzvik je prikladan samo u opticaju.

Kako ne bi

Ovako je bolje

7. Obilje birokrata

Želja da se formalnije izrazite često generira monstruozne konstrukcije u kojima je izuzetno teško razabrati značenje. Nemojte pretjerano koristiti složene fraze i pišite lakše.

Kako ne bi

Ovako je bolje

8. Caps Lock

Ne vrijedi isticati retke velikim slovima. Na internetu još uvijek simbolizira vrištanje. Nitko ne voli da se na njega viče. Da poruka bude jasna, samo je razjasnite.

Kako ne bi

Ovako je bolje

9. Fraza "Unaprijed hvala"

Hvala, naravno, ne možete strpati u džep, ali rana zahvalnost dovodi sugovornika u nezgodan položaj. Dobro odgojena osoba će se osjećati dužnom ispuniti vaš zahtjev, čak i ako razumije da to ne treba učiniti. I ostat ćete zapamćeni po bacanju problema.

Ako sugovornika ipak treba potaknuti, bolje je opisati kako mu je korisno odgovoriti na vaš zahtjev.

Kako ne bi

Ovako je bolje

10. Čudna tema ili uopće nema teme

Nije sigurno otvarati nerazumljiva slova, pa poruka bez predmeta riskira da ode u neželjenu poštu. Naravno, čovjek će se jako naljutiti kada otkrije da se ispod riječi "Zina, guma" krije važan dokument koji je skriven od upraviteljice tvornice guma Zinaide.

Kako ne bi

Ovako je bolje

11. Poznavanje

Ne smijete odstupiti od svog poslovnog stila, čak i ako vam je adresat najbolji prijatelj. Prvo, možda će morati proslijediti pismo svom šefu ili poduzetnicima. Drugo, pismo može slučajno pasti u treće ruke i kompromitirati ga, a ujedno i vas.

Treće, morate razlikovati osobno i radno. Korporativni interesi ne poklapaju se uvijek s osobnim. Vrijedno je ostaviti si manevarski prostor kako biste održali prijateljske odnose bez ustupaka u pregovorima.

Kako ne bi

Ovako je bolje

12. Nedostatak povijesti dopisivanja

Ako s nekim aktivno čavrljate, primatelj je svjestan o čemu se razgovara i može se lako vratiti na početak dijaloga okretanjem kotačića miša. No, kada povremeno razmjenjujete pisma e-poštom, sugovornik može zaboraviti tko ste i što trebate od njega.

Olakšajte osobi da to učini: U jednom odlomku podsjetite osobu o čemu priča.

Kako ne bi

Ovako je bolje

13. Neprikladno rukovanje nitima poruka

Usluge pošte i agenti omogućuju vam rad s nitima poruka. To je stvarno koristan alat ako se njime pravilno rukuje. Ali ne uspijevaju svi.

Možda ste već postali žrtvom masovne e-pošte, čiji sudionici ne odgovaraju izravno autoru, već svima. Kao rezultat, nezanimljiv razgovor puni vaš inbox, a vi smišljate kazne za one koji ne mogu pronaći pravi gumb. Istodobno, informacije koje nisu namijenjene znatiželjnim očima često dospiju u opće informacijsko polje.

Medalja ima i lošu stranu: kada u važnom razgovoru netko od sudionika ne odgovara svima, već jednoj osobi. A primatelj mora potrošiti puno vremena na slanje pisama umjesto da radi svoj posao.