Tajne poslovne e-mail korespondencije

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Predstavljamo vam članak Artema Turovetsa o sustavu organiziranja poslovne korespondencije. Ovo nije skup "tehnika super produktivnosti" ili predavanje o email marketingu. Artyom će jednostavno podijeliti iskustvo svoje tvrtke, gdje su pokušali postaviti rad s e-poštom kako bi svima bilo ugodno.

Što je e-pošta? U suvremenom poslovnom svijetu to su:

Tvoje lice. Upravo uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi dojam.
Vaš radni alat. Puno komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako dobro vladate ovim alatom, možete uvelike olakšati svoj život.
Snažna distrakcija. Vanjski vas svijet pokušava dobiti, odvratiti i odvesti na krivi put putem e-pošte.

S ove točke gledišta, pogledajmo rad s e-poštom. Počnimo jednostavno.

Dizajn slova

Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent, pa ću ga koristiti kao primjer. Kreirajmo novo slovo i idimo odozgo prema dolje na popisu polja.

Kome. Kopirati. Skrivena kopija

Netko možda ne zna, ali Mozillin "To" može se promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

Za: pišemo glavnog adresata ili više adresata odvojenih točkom i zarezom.
Kopija: pišemo nekome tko bi trebao pročitati pismo, ali od koga ne očekujemo odgovor.
Bcc: pišemo onome tko bi trebao pročitati pismo, ali bi trebao ostati nepoznat ostalim primateljima pisma. Posebno je prikladan za masovno slanje poslovnih pisama, na primjer, obavijesti.

Nije u redu u masovnom slanju pošte navedite primatelje kroz polja "Cc" ili "Prima". Nekoliko puta godišnje primam pisma u kojima je u polju "Cc" navedeno 50-90 adresa. Postoji povreda privatnosti. Ne moraju svi vaši primatelji znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koje se poznajete. Što ako se na popisu nalaze konkurentske tvrtke koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, maksimalno, za raskid suradnje s jednim od njih. Ne činite ovako.

Pravo šaljite masovne poruke na svoje ime i stavite sve primatelje u polje “Bcc”.

Predmet pisma

Profesionalne usluge slanja pošte često pišu (ponekad i razumno) u svojim korporativnim blogovima važnost naslova. No, tu je najčešće riječ o prodajnim pismima, gdje se predmetom rješava problem "treba otvoriti e-poštu".

Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati i zatim pronaći." Štoviše, vaša će vam se marljivost vratiti u obliku karme brojnih odgovornih slova, samo s prefiksima Re: ili Fwd, među kojima ćete morati tražiti željeno slovo na temu.

Dvadeset pisama je svezak jednodnevne korespondencije srednjeg menadžera. Uopće ne govorim o poduzetnicima i vlasnicima poduzeća, njihov broj slova ponekad pređe 200 ili više na dan. Dakle, opet: nemojte slati e-poruke s praznim predmetom.

Dakle, kako pravilno formulirati svoju temu?

Mi u našem "Nebu" preporučujemo vanjskim slovima da napišete u predmetu: "Nebo". U internom - samo sadržaj retka predmeta u tri do pet riječi bez prefiksa.

Greška broj 1: samo naziv tvrtke u predmetu. Na primjer, "Nebo" i to je to. Prvo, sigurno niste iz svoje tvrtke koja komunicira s ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer se već s adrese vidi naziv vaše tvrtke. Treće, pogodite kako će vaš vlastiti poštanski sandučić izgledati s ovim pristupom dopisivanju? Nešto kao ovo.

Je li zgodno pretraživati ovakve teme?

Greška broj 2: blještav, prodajni naslov. Super je ako znaš pisati ovakve naslove. No, je li prikladno koristiti te vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovnog pisma: ne prodati, već pružiti identifikaciju i pretragu.

Nije u redu	Pravo
Požurite kupiti sjekire po povoljnoj cijeni!	Komercijalna ponuda za nabavu sjekira
Moramo požuriti provjeriti postotke! Rodion je na putu!	Za odobrenje čina pomirenja interesa s Alenom Ivanovnom
PAŽNJA! Porfirij Petrovič je riješio tajnu Raskoljnikova i riješit će naše probleme	Ponuda konzultanta: psihološka dedukcija

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje za različite prilike. Na primjer, puno korisnih stvari od, i drugih majstora riječi. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali opći stil pisanja.

U procesu pisanja pisma moramo dosljedno donositi nekoliko odluka.

Pitanje ljubaznosti … Na početku pisma možete zamutiti u ljubaznosti ili čak nježnosti u duhu "Dragi moj Rodya, već više od dva mjeseca nisam s tobom razgovarao pismeno, od čega sam i sam patio, a nisam ni spavaj još jednu noć razmišljajući." Vrlo je pristojno i vrlo skupo, kako po vremenu za sastavljanje takvog uvoda, tako i po vremenu sugovornika da ga pročita. Ovo je poslovna korespondencija, sjećaš se? Ne esej epistolarnog žanra za natjecanje i ne pismo Raskoljnikovovoj majci, već poslovna korespondencija.

Poštujemo svoje vrijeme i primatelja!

Ima smisla predstaviti se i podsjetiti na okolnosti poznanstva tek u prvom pismu poslanom nakon prolaznog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak suradnje ili tekuće dopisivanje, u prvom slovu dana pišemo: "Zdravo, Ivane", u drugom i sljedećim: "Ivane, …".

Apel … Uvijek sam se brinuo kome se obratiti u pismu ako ima više primatelja. Nedavno sam napisao pismo trima djevojkama po imenu Anna. Bez imalo ustručavanja napisao sam "Zdravo, Anna" i nisam se kupao. Ali to nije uvijek tako.

Što ako ima tri ili čak sedam primatelja, a ne dijele isto ime? Možete ih navesti po imenu: "Dobar dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Pyotr Petrovich." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!"

Za sebe koristim pravilo da se imenom pozivam na onoga koji je u polju "Za". A na one koji su u kopiji, uopće se ne odnose. Ovo pravilo u isto vrijeme omogućuje vam da preciznije odredite (jedan!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.

Citat … Često je korespondencija lanac pisama s pitanjima i odgovorima - jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom formom da ne brišete povijest korespondencije i napišete svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da, vrativši se na ovu korespondenciju tjedan dana kasnije, možete lako pročitati dijalog od vrha do dna u silaznim datumima.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavite kursor nakon teksta navoda". Preporučujem da ga promijenite u izborniku "Alati" → "Postavke računa" → "Sastavljanje i adresiranje". Trebalo bi biti ovako.

Svrha pisma … Poslovna pisma su dvije vrste:

kada samo obavijestimo sugovornika (npr. izvještaj o obavljenom radu za mjesec dana);
a kad želimo nešto od sugovornika. Na primjer, tako da on odobri priloženi račun za plaćanje.

U pravilu je puno više ohrabrujućih pisama nego onih koji su prijavili. Ako želimo nešto postići od sugovornika, vrlo je važno o tome reći u pismu u otvorenom tekstu. Poziv na akciju trebao bi biti popraćen pozivom na akciju imenom i posljednjom rečenicom u pismu.

Nije u redu: "Porfirije Petroviču, znam tko je ubio staricu."

Pravo: "Porfirije Petroviču, usmrtio sam staricu, molim vas, poduzmite mjere za moje uhićenje, umoran sam od patnje!"

Zašto bi dopisnik umjesto vas razmišljao što bi s ovim pismom? Uostalom, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu … Mora biti. Štoviše, svi klijenti e-pošte omogućuju vam da konfigurirate automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "S poštovanjem, …". U Mozilli se to radi pod Alati → Opcije računa.

Pisati ili ne pisati kontakte u potpisu je svačija osobna stvar. Ali ako ste na bilo koji način povezani s prodajom - svakako napišite. Čak i ako se transakcija ne dogodi na temelju rezultata komunikacije, ubuduće će vas lako pronaći kontakti iz potpisa.

Konačno, još jedna značajka tijela pisma za one sugovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) odgovarati na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, "Porfirije Petroviču, ako me ne dođete uhititi prije 12:00 u petak, smatram da sam amnestiran." Naravno, rok mora biti realan (tekst iz primjera ne treba slati u petak u 11:50). Primatelj mora biti fizički sposoban čitati i odlučiti o vašem pismu. Ova "šutnja" oslobađa vas odgovornosti za neodaziv sugovornika. Kao i uvijek, korištenju ove značajke mora se pristupiti mudro. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovito, takav ultimatum ga može, ako ne uvrijediti, onda malo napregnuti ili dovesti do odluke da na pismo ne odgovara odmah, već vas natjera da čekate petak.

Prilozi

Pisma često dolaze s privitcima: životopisi, komercijalne ponude, procjene, rasporedi, skenirani dokumenti - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih pogrešaka.

Greška: velika veličina priloga. Često se primaju e-poruke s privitcima do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program za poštu dopisnika gotovo će sigurno visjeti nekoliko minuta u uzaludnim pokušajima preuzimanja pregleda ovog privitka. I ne daj Bože da primatelj pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu …

Osobno takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaše pismo završi u smeću prije nego što ga pročitate? Provjerite veličinu priloga. Preporuča se da ne bude veći od 3 MB.

Što ako premaši?

Pokušajte ponovno konfigurirati svoj skener na drugi format i razlučivost. Primjerice, u PDF-u i 300dpi dobivaju se prilično čitljivi skenovi.
Razmislite o programima poput WinRar ili 7zip. Neke su datoteke savršeno komprimirane.
Što ako je privitak ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, gotovo prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti pohrana informacija u oblaku: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, kao što je Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne privitke u veze na pohranu u oblaku. Ali radije sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju s Mail.ru-a.

I još jedna ne sasvim očita preporuka o investicijama - njihova Ime … Mora biti razumljiv i prihvatljiv primatelju. Jednom smo u tvrtki pripremali komercijalnu ponudu upućenu … neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam pismo od voditelja s prijedlogom projekta za odobrenje, a u privitku je bila datoteka pod nazivom "DlyaFedi.docx". S menadžerom koji mi je ovo poslao, dogodio se dijalog otprilike ovako:

- Poštovani menadžere, jeste li vi osobno spremni pristupiti ovoj cijenjenoj osobi i imenovati ga u lice Fedye?

- Nekako ne, poštovani čovječe, svi ga zovu imenom i patronimom.

- Zašto ste investiciju nazvali "Dlya Fedy"? Ako ga odmah pošaljem, misliš li da će kod nas kupiti sjekire za ovaj CP?

- Kasnije sam namjeravao preimenovati…

Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili sami raditi dodatni posao preimenovanja datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno imenovali prilog: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Nebo_Topory.docx".

Dakle, više-manje smo se riješili s e-poštom kao "licem". Prijeđimo na promatranje e-pošte kao alata za učinkovit rad i razgovarajmo o tome kako ona odvlači pažnju.

Rad sa slovima

E-pošta je moćno ometanje. Kao i kod svake smetnje, s poštom se treba pozabaviti pooštravanjem pravila i uvođenjem radnog rasporeda.

U najmanju ruku, trebate isključiti SVE obavijesti o pristizanju pošte. Ako je klijent e-pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, a ikona pored sata će treptati i prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas najprije otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim urone u ponor nepročitanih pisama i neviđenih mailova - minus sat-dva od života.

Nečija snažna snaga volje omogućuje im da ih ne ometaju obavijesti, a za obične ljude bolje je ne iskušavati sudbinu i isključiti ih. U Mozilla Thunderbirdu to se radi kroz izbornik "Alati" → "Opcije" → "Općenito" → "Kada se pojave nove poruke".

Ako nema obavijesti, kako razumjeti da je pismo stiglo?

Jako jednostavno. Vi sami, svjesno, odvajate vrijeme za parsiranje pošte, otvarate mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer, u vrijeme ručka i navečer, ili tijekom prisilnog zastoja, na primjer, u prometnim gužvama.

Često se pita, što je s vremenom reakcije i hitnim e-porukama? Odgovor je: nemate hitnih pisama u pošti. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (takav odjel ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljatelj će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete namjerno ući u mail klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Drive") deklariraju standard za odgovaranje na e-poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme – ne očekujte trenutne odgovore od sugovornika e-poštom. Ako postoji hitan dopis, obavijestite ga putem bržih komunikacijskih kanala.

Dakle, isključili smo obavijesti i sada uključujemo mail klijent prema našem rasporedu.

Što bismo trebali učiniti kada smo ušli u poštu i počeli raditi aktivnosti koje se nazivaju "raščlanjivanje e-pošte"? Gdje je početak i kraj ovog djela?

Čuo sam puno o sustavu zero inboxa, ali nažalost nisam sreo niti jednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovno izmisliti svoj kotač. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, "". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sustavu u svojoj interpretaciji. Bio bih zahvalan ako bi GTD gurui provjerili u komentarima, dodali ili poboljšali opisani sustav.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva za vaše aktivnosti. Stoga bi mapa "Inbox" uvijek trebala biti prazna. Nakon što počnete raščlanjivati svoju pristiglu poštu, nemojte stati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovu mapu.

Što učiniti s e-mailovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tipkovnici. Ako se ne možete natjerati da izbrišete pismo, morat ćete odlučiti što ćete s njim.

Možete li odgovoriti za tri minute? Trebam li odgovoriti na to? Da, potrebno je, a odgovor će trajati ne više od tri minute, a zatim odmah odgovorite.
Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućuje pretvaranje e-pošte u zadatak, pretvorite svoju e-poštu u zadatak i zaboravite na nju na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućuje vam generiranje osobne adrese e-pošte: prosljeđujete pismo na nju, a ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja ga u zadatak ili jednostavnog upoznavanja, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajnu pohranu.

Ovdje su moje mape za dugotrajnu pohranu.

0_Pokreni. Ja nemam takvu mapu, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete staviti slova koja zahtijevaju detaljno proučavanje. Ovu mapu također je potrebno redovito čistiti, ali s promišljenim pristupom u posebno određeno vrijeme.
1_Ref. Ovdje stavljam pisma s pozadinskim informacijama: pisma dobrodošlice s prijavama s raznih web servisa, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoji trenutni odnos. Naravno, za svaki projekt ili partnera kreira se posebna mapa. U mapu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenika, već i pisma zaposlenika "Neba" vezana za ovog partnera. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu dostupna je u nekoliko klikova.
3_Muzej. Evo bacam ona slova koja je šteta brisati, a koristi od njih nisu očite. Također, mape sa zatvorenim projektima iz "2_Projects" migriraju ovdje. Jednom riječju, u “Muzeju” se čuvaju prvi kandidati za brisanje.
4_Dokumenti. Ovdje su pisma s elektroničkim uzorcima dokumenata koji bi mogli biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, izjave o pomirenju klijenata, karte za putovanja. Mapa ima mnogo zajedničkog s mapama "2_Projects" i "1_Sprav", u njoj se pohranjuju samo računovodstveni podaci, a podaci o upravljanju pohranjuju se u mapu "2_Projects". U "4_Documents" - mrtvi podaci, au "2_Projects" - živi.
5_Znanje. Ovdje dodajem samo stvarno korisne poruke na koje se nakon nekog vremena želim vratiti za inspiraciju ili pronalaženje rješenja.

Postoje i druge postavke mail klijenta koje su važne za rad ovog sustava. Prvo, prema zadanim postavkama, Thunderbird ima označen potvrdni okvir Označi poruke kao pročitane. Radije to radim namjerno, pa je potvrdni okvir nestao! Da biste to učinili, idite na izbornik "Alati" → "Opcije" → "Napredno" → "Čitanje i prikaz".

Drugo, koristimo filteri … Prije sam aktivno primjenjivao filtre koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na temelju adrese pošiljatelja. Na primjer, pisma odvjetnika premještena su u mapu “Odvjetnik”. Odbio sam ovaj pristup iz nekoliko razloga. Prvo: dopisi odvjetnika u 99% slučajeva odnose se na projekt ili partnera, što znači da se moraju premjestiti u mapu tog partnera ili projekta. Drugo, odlučio sam dodati svijest. Sami morate odlučiti gdje će se pohraniti određeno pismo, a prikladnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u pristigloj pošti. Sada koristim filtre samo za kategorizaciju automatskih običnih pisama iz raznih sustava u mape, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene donošenje odluka. Filtri u Mozilla Thunderbird su konfigurirani u izborniku Alati → Filtri poruka.

Dakle, uz pravilan pristup, e-mail bi trebao trajati od 10 do 60 minuta dnevno, ovisno o količini korespondencije.

Da, i još nešto. Već ste isključili obavijesti o pristizanju novih pisama, zar ne?;)