Zašto nam nedostaju rokovi i kako to zaustaviti?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Ako ste tužni zbog činjenice da nikada nemate vremena predati svoj rad na vrijeme, onda hitno pročitajte ovaj članak. Objašnjavamo zašto propušteni rokovi nisu vaša krivnja, a mi vam govorimo kako ipak ispoštovati rokove.

Volim rokove! Pogotovo zvižduk kojim se razbijaju.

Pisac Douglas Adams

Svi znamo koliko je planiranje važno za učinkovit rad. Ponekad smo doslovno opsjednuti njime. No, kada dođe vrijeme da počnemo provoditi popis zadataka, počinjemo ih odgađati, zadržavajući se do zadnjeg trenutka, ili čak potpuno narušavajući rokove. To se događa svima u većoj ili manjoj mjeri. I za to postoji opravdanje koje leži u posebnostima našeg razmišljanja.

Zašto nam nedostaju rokovi?

Možda ste čuli povijest operne kuće u Sydneyju, koja je planirana da bude dovršena 1963. po cijeni od 7 milijuna dolara, a na kraju je dovršena tek 10 godina kasnije, 1973. godine. Osim toga, izvorni dizajn kazališta doživio je brojne promjene, a zgrada je postala manja, a kao rezultat toga, potrošeno je 102 milijuna dolara!

Dizajneri su postali plijen široko rasprostranjene pogreške: pogrešno su procijenili koliko će trajati zadatak. Iznova su morali pomicati rokove i mijenjati plan rada jer nisu uzeli u obzir probleme koji su utjecali na brzinu projekta.

Naše je razmišljanje strukturirano na način da planiramo onoliko vremena i novca koliko je potrebno ako sve ide po najboljem scenariju.

No, na putu se neizbježno pojavljuju prepreke, zbog kojih se obim posla naglo povećava. Tada propuštene rokove objašnjavamo činjenicom da su se pojavile nepredviđene okolnosti, a ne činjenicom da nismo mogli uzeti u obzir mogućnost njihovog nastanka u fazi planiranja.

Zašto nam uopće trebaju rokovi?

Strogi rokovi ne samo da se stalno kvare, već i unose veliki stres sudionicima projekta, pa ih je možda bolje odbiti? Ne. Često je rok jedini razlog zašto se posao uopće kreće.

Ranije se riječ krajnji rok koristila za opisivanje linije oko zatvora, iza koje se zatvorenici nisu mogli posredovati, ni danju ni noću, pod strahom da će odmah dobiti metak.

Sada su rokovi vezani isključivo za posao, a njihov propust ne prijeti izvršenju cijelog odjela. Ali bit ostaje ista: rok je život ili smrt za vašu produktivnost ili projekt.

Rad ispunjava vrijeme predviđeno za njega.

Parkinsonov zakon

Svaki zadatak će trajati onoliko dugo koliko mu dodijelite. Zato se ponekad pitamo koliko brzo možemo nešto napraviti. Iz istog razloga često smo na granici mogućnosti u zadnjim minutama da završimo ono što nam je zadano nekoliko dana ili čak tjedana.

Uzimajući u obzir Parkinsonov zakon, razumijemo da ako ne odredimo vremenski okvir za završetak zadatka, onda ćemo to učiniti zauvijek!

Kako prevladati stalne rokove

Kako se nositi s lošim planiranjem i prisutnost rokova pretvoriti u svoju korist? Bit će to vrlo teško, jer ćemo se morati boriti protiv sustavnih pogrešaka našeg razmišljanja. Ali saznanje kako rokovi mijenjaju naše ponašanje može nam pomoći da budemo produktivniji.

Svijetli početak

Kada rasporedite opterećenje na mjesec, tjedan, čak i dan unaprijed, što čvršće bodite početak razdoblja, a ostatak vremena do roka rasteretite što je više moguće.

Prvo se usredotočite na najteže, najvažnije i dugotrajne zadatke projekta. I dalje ćete ih raditi dulje nego što ste očekivali. Ponizi se. No zahvaljujući vašem aktivnom početku, na kraju razdoblja imat ćete vremena koje ćete potrošiti na rješavanje neplaniranih problema i izvršavanje zadataka.

Uoči isteka roka nećete morati bezglavo roniti u nove složene zadatke, nailazeći na zamke za koje još ne znate.

Dodatni rok

Za sebe odredite rok par dana ranije od pravog. To savjetuje marketer Matthew Guay iz Zapiera. Idealno ako ne znate koliko vremena imate od osobnog roka do pravog – jedan ili tri dana. Ali takva situacija je slabo predstavljena. Vi ćete, naravno, i dalje pamtiti koliko vam je vremena ostalo, pa će biti potrebna snaga volje kako vam ne bi poremetili rokove.

Smislite neku vrstu nagrade za sebe ako posao obavite u roku. Međutim, zadovoljstvo od obavljenih zadataka na vrijeme bit će dobra nagrada.

Izjava za javnost

"Svečano se zaklinjem da ću članak završiti do pet navečer" - recite to ne u svojoj glavi, već glasno cijelom uredu. Sada je vaše samopoštovanje došlo u igru. Što će vam biti bolnije: prisiliti se na aktivan rad ili propustiti rokove i glasno priznati svoj neuspjeh?

Spisateljica Evelyn Waugh, upuštajući se u svoj novi roman, Povratak u Brideshead, javno je izjavila: "Počinjem novu knjigu i napisat ću je za tri mjeseca." Nije ispoštovao rok te je nekoliko puta, opet javno, tražio odgodu roka. Ipak, roman je završio prilično brzo, jer je znao da čitatelji pamte njegovo obećanje i čekaju da se ono ispuni.

Stalni podsjetnici na rok koji se približava

Ako počnemo raditi na velikom projektu, onda je vremenski okvir obično dosta dug. Rok postaje nekakva apstrakcija – negdje vani, jednog dana. Što je bliže, to jasnije shvaćamo koliko nam je točno vremena preostalo i možemo adekvatnije usporediti njegovu količinu i količinu preostalog posla.

Postavite si redovite podsjetnike koji će vas stalno vraćati u stvarnost, obavještavajući vas da se bliži dan X:

• rok istječe za mjesec dana;
• tjedan;
• tri dana;
• dan;
• 8 sati.

Da, stresno je, bit će neugodno. Ali možda je to jedini način da se potaknete?

Svaki posao uvijek traje dulje od očekivanog, čak i uz Hofstadterov zakon.

Hofstadterov zakon

Ovaj komični rekurzivni zakon dr. Douglasa Hofstadtera govori o nemogućnosti zakazivanja rokova. Rokovi su doslovno napravljeni kako bi se osujetili. Nadamo se, međutim, da će vam naši savjeti pomoći da izbjegnete guranje stvari do točke loma, gdje je stalno nepoštovanje rokova iznimno štetno za vaš radni ugled i dovodi vas u stanje stalnog stresa.