Što je GTD i kako radi

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Mali vodič za one koji su čuli za GTD, ali nemaju pojma kako koristiti ovu tehniku za povećanje produktivnosti.

Što je GTD?

GTD (Getting Things Done) je sustav produktivnog rada i istoimena knjiga poslovnog trenera Davida Allena. Glavni cilj je imati vremena učiniti ono što je potrebno, ali posvetiti više vremena onome što vam čini zadovoljstvo.

Getting Things Done često se prevodi na ruski kao “dovesti stvari u red”, iako bi bilo točnije “dovesti stvari do kraja”. Slažem se, važnije je ne strpati zadatke u popise, već ih dovršiti. Da biste to učinili, trebate napraviti popise, postaviti prioritete i smisliti raspored.

A zašto je to potrebno?

Radeći na principima GTD-a, bit će vam lakše upravljati svojim poslovima. Uostalom, glavna prednost ove tehnike je ta što su informacije o svim vašim zadacima koncentrirane na jednom mjestu tako da možete bez oklijevanja prelaziti s jednog slučaja na drugi.

Koja je razlika između GTD-a i popisa obaveza?

U popis obično bilježimo samo najvažnije zadatke, a manje značajne, manje zadatke ne zapisujemo. I uzalud. Pomiču vam se u glavi, odvlače vas od vašeg posla, a vaša učinkovitost pada. Jedno od glavnih načela GTD-a je uhvatiti apsolutno sve. Tako možete rasteretiti svoj mozak i koristiti sve njegove resurse za rad.

Je li ovaj sustav baš pravi za mene?

GTD je relevantan za ljude različitih profesija, dobi i društvenog statusa. David Allen, koji je formulirao principe sustava, vodio je tečajeve za astronaute ISS-a, rock glazbenike i rukovoditelje velikih tvrtki.

Kao što je David Allen rekao u intervjuu za Lifehacker, sustav može biti jednako učinkovit ili jednako beskoristan i za tinejdžera i za izvršnog direktora velike tvrtke. Treba imati određeni način razmišljanja, voljeti raditi sistematizaciju i planiranje.

Dobro, što točno trebate učiniti?

U GTD sustavu ne postoje stroga pravila. Ali postoje osnovna načela rada:

1. Prikupite informacije i sve zabilježite. Zabilježite zadatke, ideje, zadatke koji se ponavljaju u bilježnicu ili aplikaciju. U ovom slučaju, popis bi vam uvijek trebao biti na dohvat ruke kako ne biste mogli reći: "Dodat ću ovo kasnije." Čak i najmanju i najnevažniju stvar treba zapisati ako to ne činite upravo sada.
2. Napišite objašnjenja. Ne bi trebalo biti zadataka poput "Pripremite se za odmor". Razdvojite velike slučajeve na konkretne izvedive radnje (predajte takve i takve dokumente u centar za vize, kupite ručnik i sunčane naočale, preuzmite karte na svoj telefon). Uz redoviti popis obaveza, trošimo više vremena na dešifriranje nego na dovršavanje. I da, ako možete delegirati, delegirajte.
3. Odredite prioritete. Za svaku stavku na popisu navedite određeni datum i rok. Dodajte podsjetnike ako je potrebno. Zapravo, ovo funkcionira i s popisom i s kalendarom. U ovoj fazi trebali biste biti sigurni da sigurno nećete ništa zaboraviti.
4. Ažurirajte svoje popise. Popisi obveza brzo postaju zastarjeli: nešto gubi na važnosti, nešto se prenosi u budućnost. Sustav bi trebao raditi za vas. Stoga se pobrinite da uvijek imate popis određenih radnji kako biste bez odgađanja mogli prionuti na posao.
5. Poduzmite akciju. Kada je sve organizirano, možete početi provoditi svoje planove. Odaberite slučaj iz kategorije koja vam je potrebna, pogledajte koje se konkretne radnje zahtijevaju od vas i krenite. Na taj način možete realizirati velike projekte.

Trebaju li sve stvari biti zabilježene na jednom popisu?

Ne, bolje je sastaviti nekoliko, ali ih držati na jednom mjestu. Na primjer, držite nekoliko popisa za svaki radni projekt, popisa obveza, popisa obveza, popisa obveza, popisa ideja i mogućih projekata u budućnosti – što god možete zamisliti.

Postoje li neki posebni alati?

Od aplikacija i web-usluga, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, bilo koja bilježnica ili obična datoteka u Google dokumentima. Ako ste navikli pisati bilješke na papiru, možete ga koristiti.

Postoje obožavatelji datotečnog sustava. Na radnoj površini stvara se jedna zajednička mapa, u njoj se stvara nekoliko tematskih mapa, a svaka sadrži odgovarajuće popise i potrebne materijale.

Općenito, odaberite ono što vam odgovara.

Glavni uvjet: alat vam uvijek treba biti na dohvat ruke kako biste zadatak mogli prenijeti s glave na papir ili aplikaciju. Na primjer, kada vam šef priđe i zada novi zadatak, a vi u ovom trenutku radite na nečem drugom.

Kako možete dobiti veću vrijednost od GTD-a?

Bilo koji sustav produktivnosti neće raditi ako se primjenjuje na slijepo. Kako biste izvukli maksimum, prilagodite ga svom ukusu, a onda će sve uspjeti.

I da, nijedan sustav ne može učiniti sve umjesto vas, stoga se nemojte previše zanositi sastavljanjem popisa, ne zaboravite djelovati. GTD je alat koji vam pomaže da se riješite stresa i da ništa ne zaboravite. Ali kako ćete iskoristiti svoje vrijeme ovisi o vama.

Treba probati. Što još čitati na ovu temu?

Naravno, knjige Davida Allena: pomažu i početnicima i iskusnim korisnicima da osjete filozofiju GTD-a, primjenjuju je u poslu i privatnom životu, nauče je koristiti u praksi.

• “Kako dovesti stvari u red. Umjetnost produktivnosti bez stresa.”
• “Kako održati stvari u redu. Načela ispunjenog života bez stresa.”
• “Kako brzo dovesti stvari u red. 52 načela učinkovitosti bez stresa”.

I na kraju, da citiram vrlo točnu izjavu Davida Allena:

Vaš um je namijenjen stvaranju ideja, a ne pohranjivanju istih.

Stoga koristite GTD, osmislite sjajne ideje i svakako ih oživite.