"GTD radi čak i u svemiru." Lifehackerov intervju s ocem produktivnosti Davidom Allenom

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

David Allen, autor knjige How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, koju je časopis Time proglasio najboljom poslovnom knjigom desetljeća, ispričao je za Lifehacker što je GTD i kome treba, kako napisati knjigu i ne napiti se i kako složene strukture zadataka mogu olakšati vaš život.

Prije 34 godine David Allen shvatio je da ljudima možete davati savjete i na tome dobro zaraditi – otvorio je vlastitu konzultantsku tvrtku i razvio sustav Getting Things Done, koji vam omogućuje manevriranje između slučajeva i oslobađanje vremena za ono što stvarno uživaš. Od tada su njegovi klijenti uključivali astronaute na ISS-u, rock glazbenike i izvršne direktore velikih tvrtki, a Forbes ga je uvrstio u top 5 najboljih poslovnih trenera u Sjedinjenim Državama.

GTD je prilično jednostavna tehnika za povećanje vlastite učinkovitosti, koja zahtijeva vrlo ozbiljnu disciplinu u početnoj fazi. Prema GTD-u, da biste uspješno obavili jednu stvar, morate osloboditi glavu svih drugih zadataka i usredotočiti se na nju. To jest, umjesto da se um zaokupi pamćenjem svih nadolazećih poslova, zadaci se fiksiraju u skladu s određenim sustavom.

Davide, reci nam nešto o svojoj publici. Tko bi trebao poslušati vaše savjete i živjeti GTD sustav?

– GTD je jednako relevantan za sve, ali oni koji ga stvarno koriste nisu ujedinjeni po društvenom, dobnom ili geografskom principu – to su ljudi s određenim načinom razmišljanja. Svatko tko se zainteresira za GTD, nakon 18 mjeseci primijeti kako im se život mijenja na bolje. Zapravo, sustav može jednako učinkovito raditi i za tinejdžere i za izvršne direktore velikih tvrtki, ili može biti jednako beskorisan za njih.

Koristite li sve što preporučujete?

- Da, inače se jednostavno ne mogu snaći - sve će mi izmaći kontroli. Pada mi na pamet slika surfera na dasci, na velikom valu. Vjerojatno ste primijetili da se za dasku vežu posebnim remenom. Za što? Da bi se mogao brzo vratiti na dasku nakon pada. Ono što GTD uči je biti na valu, biti kreativan i produktivan. Ali čak i najučinkovitiji ljudi dopuštaju si da izmaknu kontroli. Ako povremeno ne padate s daske, onda birate prejednostavne valove. GTD vam omogućuje da shvatite da ste ispali iz produktivnog stanja i da se brzo vratite u njega.

Kad krenete u novi posao, pretplatite se na neobičan zadatak - lako se možete isprati s ploče. U tome nema ništa loše, ali strukturiranim pristupom znate s čime se treba uhvatiti i kako izaći iz vode.

S kojim problemima najčešće dolaze, na što se žale?

- Uglavnom se ljudi obraćaju zbog stresa, općeg stanja anksioznosti zbog zagušenja mozga. Premalo vremena, a previše za napraviti. Ali zapravo, problem nije u vremenu, već u tome što ljudi žele više mentalnog prostora, žele biti kreativniji i raditi ono što im se sviđa.

Najneobičniji slučajevi?

“Obavljali smo obuku za astronaute dok su bili na svemirskoj stanici. Među njima je bila i Catherine Coleman, jedna od prvih žena astronauta. Bile su to zanimljive seanse, jer smo morali prekinuti kada je bila na drugoj strani planete, a onda se vratiti na razgovor kada je ponovno stupila u kontakt.

Na što ste najviše ponosni?

- Pisanje moje prve knjige, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, oduzelo mi je ogromno vremena i truda. Praktički sam postao alkoholičar dok sam pisao knjigu o tome kako živjeti bez stresa. Ali tada sam radila puno radno vrijeme i nisam si mogla priuštiti odvojeno vrijeme za pripremu knjige. Ono što je najvažnije, nisam bio siguran mogu li znanje skupljeno tijekom 25 godina prenijeti na način da stvarno pomogne ljudima. Još uvijek redovito dobivamo pisma zahvalnih čitatelja, ali postoji jedan problem: nakon čitanja neke osobe zatrpaju se informacijama, jer sam u knjigu uvrstio sve što bi čovječanstvu moglo zatrebati u slučaju da me udari autobus.

Koja je razlika između GTD-a i standardnih dnevnih popisa obveza? Gotovo svi mi pišemo takve popise svaki dan, a ponekad je potrebno više vremena za sastavljanje popisa nego za brisanje

- Često ljudi bilježe samo ono najvažnije, a stotine slučajeva koji nisu toliko bitni uopće se ne uzimaju u obzir. Ljudi vjeruju da ako stvar nije važna, onda je moguće i ne zapisivati je, ali upravo takvi mali zadaci, skrolujući po glavi, koriste značajan dio moždanih resursa.

Da biste bili slobodni i da biste se mogli usredotočiti na najvažnije probleme, trebate se riješiti svega što nije toliko važno.

Da, ali stvari mogu biti toliko beznačajne da je potrebno više vremena da se zapišu nego da se urade

- Ali, ako ih ne učinite odmah, smetat će vam, a vi ćete im se više puta vraćati. Koliko se puta želite podsjetiti da kupite hranu za svoju mačku? Ili da trebaš nazvati svoju sestru? Svaki put kad smislite neki čak i najmanji zadatak, trebate izvaditi bilježnicu i zapisati je, osim ako ovaj zadatak ne planirate dovršiti upravo sada.

Koliko takvih kategorija popisa imate?

- Iskreno govoreći, ne sjećam se - da vidimo. Ukupno ih je oko 20, ali postoji oko osam izravnih podsjetnika za akciju.

Imam kategoriju "Projekti", "Razgovori" - ovdje su pohranjeni zadaci prema kojima bi sljedeći korak bio rasprava o nekoj temi s nekim drugim.

Zatim tu su "Pozivi", zatim "Stvari koje moram obaviti na svom računalu" i, imajte na umu, oni koji ne zahtijevaju internet. Imam puno letova, a nemaju svi avioni Wi-Fi, i, sukladno tome, ovo je jedini popis s kojim mogu raditi.

Sljedeća kategorija je “Rad na povezanom računalu”. Pa sve je jasno. Imam i popis "Pisanje tekstova", to je također rad na računalu, ali zahtijeva potpuno drugačije stanje, u određenom raspoloženju i kontekstu.

"Promet" - pitanja koja se mogu riješiti u hodu. "Kuća" - radnje koje moram obaviti dok sam kod kuće.

Imam i ja takav popis, nazvao sam ga "Surfanje". To su svakakvi smiješni ili edukativni videi, na primjer, mačke koje sviraju klavir, općenito videi koji su mi poslani ili na koje sam naišao. Gotovo nikad ne gledam tamo, ali, u principu, kad imam vezu, vrijeme i želju, mogu im se vratiti.

A evo i popisa "Pitanja o kojima čekam informacije ili radnje drugih ljudi." I naravno, kalendar je glavni kostur ili krajolik mog života. Zamislite da sve ove stvari stavite na jedan popis – nastat će prava zbrka. Stoga sam stvorio složeniju strukturu kako bih je pojednostavio. Ako danas imam samo nekoliko slobodnih minuta, vjerojatno ću zaboraviti na kreativne tekstove koje trebam napisati. Ako nisam kod kuće, nema smisla gledati u Home listu. Sve sam posložila da ništa ne zaboravim i da ne trošim svoj mentalni prostor na pamćenje, a da se pritom mogu brzo okrenuti zadacima za koje imam vremena.

Preferirate li papirnate medije ili elektroničke aplikacije? Koji savjet možete dati?

- Da nešto ne zaboravim, uvijek sa sobom nosim malu bilježnicu u koju sve bilježim. Nakon toga unosim sve zadatke u računalo. Općenito, svaki upravitelj zadataka će to učiniti. Ljudi pokušavaju koristiti svoju glavu kao ured, a svi životni hakovi u biti su verzije vanjskog mozga. Kako mogu napraviti odgovarajuće podsjetnike kako bih vidio što trebam učiniti u trenutku kada to trebam učiniti.

Na vama je da odlučite da li vam ovaj stil života odgovara, a GTD zapravo nije sustav tehnika, već stil života u kojem je, s jedne strane, sve jasno regulirano, a s druge, postoji mogućnost da se idite bezglavo u to, ono što vam se stvarno sviđa, a ne zaokupljajte glavu onim što papir može pohraniti.

Više o GTD-u možete pročitati u najnovijem izdanju Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, koji bi trebao izaći u Rusiji u rujnu 2015.