Kako provesti manje vremena u e-pošti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Provjera e-pošte za mnoge je postala ovisnost. Ali možete ga se riješiti i povećati svoju produktivnost.

Provjera e-pošte uvelike je poput ovisnosti. Postoji nekoliko razloga za to.

• Baš kao i tijekom seksa, kockanja ili uzimanja droga, hormon užitka dopamin se oslobađa u mozgu tijekom provjere e-pošte.
• Stalno provjeravamo inbox jer želimo biti u tijeku i bojimo se da ćemo nešto propustiti.
• Analiziramo e-poštu kako bismo se mogli opustiti i ne raditi teže stvari.

Ali ovo vrijeme bi se moglo puno bolje potrošiti. Kevin Cruz, autor knjige 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, nudi pet savjeta koji će vam pomoći da prepolovite vrijeme e-pošte.

1. Dodajte raščlanjivanje u svoj raspored

Ne provjeravajte svoju e-poštu, već je obradite. S raščlanjivanjem poruka postupajte kao s bilo kojim drugim poslom. Isplanirajte, dodajte u svoj kalendar, a zatim počnite. Cruz savjetuje da svoju poštu sortirate tri puta dnevno: ujutro, poslijepodne i navečer.

Nije važna količina vremena provedenog u radu s poštom. Nekome će trebati tri sata dnevno za raščlanjivanje poruka, dok će drugima trebati 30 minuta. Glavna stvar je pristupiti ovom poslu svjesno, kao redovitom poslu.

Kevin Cruz

2. Nemojte svima slati kopiju pisma

Što manje e-poruka pošaljete, manje ćete dobiti zauzvrat. Stoga pokušajte ne staviti toliko ljudi u kopiju pisma. Uključujući, nemojte označiti okvir "Odgovori svima".

Neki su uspjeli smanjiti promet e-pošte za 50% kada su se naučili dvaput razmisliti prije slanja nove e-pošte.

3. Filtrirajte poruke

Postavite filtere za stavljanje različitih vrsta slova u različite mape. Na ovaj način možete samo gubiti vrijeme na stvarno važne poruke i ne biti zatrpani ostalima.

4. Prestanite koristiti svoju pristiglu poštu kao popis obaveza

Mnogi ljudi sami sebi šalju poruke s različitim zadacima za kasnije, pretvarajući poštanski sandučić u još jedan popis obveza. Ali to samo šteti produktivnosti.

Cruz predlaže ovaj pristup. Kada otvorite novu e-poštu, prvo se zapitajte možete li je izbrisati. Ako ne, razmislite možete li to nekome delegirati. Ako to nije moguće, shvatite možete li se nositi s tim za manje od pet minuta. Ako je tako, super. Ako ne, odložite pismo za kasnije. Ali ne ostavljajte ga u pristigloj pošti, već ga prenesite u svoj kalendar i odaberite određeni datum i vrijeme kada to možete učiniti.

5. Prenesite svoju namjeru drugima

Raspravite o tome sa svojim suradnicima, pa će vam biti lakše držati se plana. Recite svom šefu da ćete, kako biste poboljšali svoju produktivnost, isključiti nova upozorenja e-poštom i analizirati e-poštu samo u određeno vrijeme.

Također se dogovorite kako vas se može kontaktirati u slučaju hitnih stvari.

Pokušavajući skratiti vrijeme potrebno za rad s e-poštom, morate promijeniti svoje navike, a to je uvijek teško postići odmah. Budite strpljivi i budite spremni shvatiti da nema potrebe trošiti toliko vremena na poštu.