Kako ne biti rob e-pošte: 7 savjeta od čelnika LinkedIna

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Ogroman broj ljudi svakodnevno se susreće s istim problemom: e-pošta, dizajnirana da pojednostavi i organizira procese rada i komunikacije, često se pretvara u opakog nadglednika, prisiljavajući vas da držite na oku ljude koji dolaze, kao da radite na pokretnoj traci. Čim se omesti, informacije koje se neprestano gomilaju brzo pretvaraju uredan i čist poštanski sandučić u smetlište, koje će biti teže očistiti što se dulje ne vraćate na poštu.

Danas vam donosimo nekoliko jednostavnih savjeta za upravljanje interakcijama putem e-pošte od Jeffa Weinera, izvršnog direktora LinkedIna. Ovaj dežurni čovjek svakodnevno je prisiljen održavati kontakt sa stotinama ljudi, a ima nekoliko trikova koji mu omogućuju da se ne utopi u ovoj lavini informacija.

Moja pristigla pošta u biti je postala središnje središte mog radnog tijeka – redovito komuniciram s više od 4300 zaposlenika u 26 gradova diljem svijeta putem pošte. To ne znači da sam oduvijek bio obožavatelj e-pošte, ili da nisam imao situacija da je moj rad s poštom nalikovao sizifovskom radu.

U svakom slučaju, tijekom godina sam razvio nekoliko praktičnih smjernica koje su mi omogućile da prijeđem s koncepta "pošta me kontrolira" na koncept "ja kontroliram poštu".

1. Želite primati manje pošte - šaljite manje pošte

Ovaj savjet izgleda smiješno jednostavan, pogotovo u kontekstu tako uobičajenog problema, ali za sebe ga smatram zlatnim pravilom za uspješno upravljanje e-poštom.

Ovaj zaključak sam došao tijekom mog rada u prethodnoj tvrtki, gdje su dvije osobe koje su sa mnom najbliže napustile tvrtku. Vrlo su učinkovito komunicirali s ljudima, marljivo radili i, kako se pokazalo, slali mnogo pošte. Dok su radili za tvrtku, količina korespondencije koja je dolazila putem e-pošte činila se sasvim normalnom, međutim, nakon što su otišli, ustanovio sam da se promet moje pošte smanjio za oko 20-30%.

Sva ta aktivnost u pošti nisu bila samo njihova pisma: tu su bili i moji odgovori na njih, nego su bila i pisma i odgovori svih adresata priloženih korespondenciji. Često te poruke nisu zahtijevale moje obvezno sudjelovanje u raspravi.

Od tog trenutka sam si postavio jasan uvjet – da ne pišem bez potrebe. Rezultat: manje pošte i više narudžbi u inboxu bez ugrožavanja radnih aktivnosti. Od tada sam se trudio ne odstupati od ovog pravila.

2. Označite e-poruke na čekanju kao nepročitane

Označavanje e-pošte kao nepročitane iz temelja je promijenilo način na koji radim s poštom. Dovoljno mi je da brzo prođem kroz pristigla pisma, odmah odgovorim na najhitnija i izbrišem nepotrebna. Ista slova kojima se kasnije trebam vratiti, ako bude vremena, označim kao nepročitana. Time se otklanja strah da će važno pismo, pročitano i ostavljeno bez odgovora, biti zaboravljeno i zakopano u utrobi poštanskog sandučića. Isti pristup nam omogućuje implementaciju svojevrsne ToDo liste, na koju ću se morati vratiti kasnije.

Pokušavam svaki radni dan završiti s minimumom takvih pisama na čekanju, a idealno ih uopće ne bi trebalo biti. Ako se na današnji dan ne stignem vratiti k njima, onda ću s njima početi sljedeće radno jutro.

3. Uspostavite jasan raspored slanja pošte

Zadnjih nekoliko godina moj život radnim danima teče po prilično jasnom rasporedu. Buđenje u 5:00-5:30 ujutro, jedan sat do pošte, čitanje vijesti, doručak, igranje s djecom, trening, ured, dolazak kući, odlaganje djece u krevet, večera sa suprugom, odmor (obično je to gledanje TV-a uz popratno čišćenje mape inboxa tijekom reklama i dosadnih trenutaka).

Pokazalo se da pridržavajući se takvog rasporeda lako mogu upravljati poštom, međutim, čim se raspored malo promijeni, počinje kaos u poštanskom sandučiću.

U tom slučaju nećete osjetiti sve veći pritisak od spoznaje da će vaša kutija odjednom ostati bez nadzora. Održavanje rasporeda na pravom putu pomoći će držati stvari pod kontrolom. Pomoglo je Benjaminu Franklinu, pomaže i vama.

4. Izrazite se jasnije

Sjećate li se igre slomljenog telefona? Tada je bilo poprilično smiješno, ali sada je sve sagledano u konceptu posla i posla, a vremena za igre nema.

Riječi su vrlo važne i moraju se birati vrlo pažljivo kako bi se izbjegle nejasnoće i nesporazumi. Što je vaš tekst nedvosmisleniji i jasniji za razumijevanje, manja je vjerojatnost da ćete dobiti drugo pismo u kojem se traži pojašnjenje prvog.

5. Razmislite o primateljima

Često se čini da mnogi percipiraju polja Za i Cc kao ista. Dapače, uz njihovu pomoć možete nedvosmisleno dati do znanja od koga od primatelja očekujete odgovor, a kome je poslana kopija pisma kako bi ga obavijestili.

Zapravo, neisticanje primatelja od kojih se traži odgovor najbrži je način za stvaranje panike i zbrke u korespondenciji. 6 primatelja umjesto 1 primatelja i 5 kopija je 5 dodatnih mogućih odgovora, od kojih svaki može prerasti u cijeli zaseban lanac slova.

6. Potvrdite primitak

Ako ste naznačeni kao primatelj, a pismo je stvarno upućeno vama, nemojte biti lijeni obavijestiti pošiljatelja da ste primili pismo. Ne treba vam puno riječi, dovoljno je jednostavno “primljeno” ili “primljeno”. To će postati znak da ste informaciju primili u cijelosti i u potrebnom obimu te da vam pošiljatelj više nije dužan slati nešto drugo na istu temu.

Ako niste potvrdili primitak, pošiljatelj ostaje potpuno nesvjestan pisma. Možda se izgubio u dubini tvoje kutije? Ako je to važna informacija, onda će sumnja i tjeskoba prisiliti pošiljatelja da vam napiše još jedno pismo sa zahtjevom da potvrdi primitak prvog pisma ili da pita nekoga o vašoj prisutnosti na radnom mjestu. Dodatni ljudi su uključeni, dodatna pisma se šalju i primaju.

7. Čuvajte emocije izvan pošte

E-pošta može biti koristan alat ako se pravilno koristi. Također može postati destruktivna sila ako se koristi nepravilno. Najčešći primjer je korištenje pošte za raspravu o kontroverznim, proturječnim i osjetljivim pitanjima.

Ne prestaje me čuditi kako ljudi u korespondenciji koriste riječi i izraze koje nikada ne bi izgovorili pred istom publikom.

Ako se iznenada nađete u takvoj korespondenciji, učinite jednu jednostavnu stvar - prestanite. Spor ili sukob možete riješiti podizanjem telefona i pozivom primatelja ili osobnim sastankom s njim. Takvim delikatnim stvarima ne bi se trebalo baviti u tekstualnoj korespondenciji. Tekst ne prenosi emocionalnu komponentu, intonaciju i druge važne stvari koje mogu biti presudne za konstruktivno rješenje problema.

(preko Jeffa Weinera)