12 jednostavnih trikova za brže obavljanje stvari u Excelu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-01-13 01:47

Kako brzo dodati podatke, stvoriti pametnu tablicu ili spremiti nespremljenu datoteku.

1. Brzo dodajte nove podatke u grafikon

Ako se na listu za iscrtani dijagram pojave novi podaci, koji je potrebno dodati, tada možete jednostavno odabrati raspon s novim informacijama, kopirati ga (Ctrl + C) i zatim zalijepiti izravno u dijagram (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Pretpostavimo da imate popis punih imena (Ivanov Ivan Ivanovič) koje trebate pretvoriti u skraćena imena (Ivanov I. I.). Da biste to učinili, samo trebate rukom početi pisati željeni tekst u susjedni stupac. U drugom ili trećem retku Excel će pokušati predvidjeti naše radnje i automatski izvršiti daljnju obradu. Sve što trebate učiniti je pritisnuti tipku Enter za potvrdu i sva imena će se odmah konvertirati. Slično, možete izdvojiti imena iz e-pošte, lijepiti imena iz fragmenata itd.

3. Kopirajte bez razbijanja formata

Najvjerojatnije ste svjesni čarobnog markera za samodovršavanje. Ovo je tanki crni križić u donjem desnom kutu ćelije, povlačenjem kojeg možete kopirati sadržaj ćelije ili formulu u nekoliko ćelija odjednom. Međutim, postoji jedna neugodna nijansa: takvo kopiranje često krši dizajn tablice, jer se ne kopira samo formula, već i format ćelije. To se može izbjeći. Odmah nakon povlačenja crnog križa kliknite na pametnu oznaku - posebnu ikonu koja se pojavljuje u donjem desnom kutu kopiranog područja.

Ako odaberete opciju Ispuni bez oblikovanja, Excel će kopirati vašu formulu bez oblikovanja i neće pokvariti izgled.

4. Prikaz podataka iz Excel proračunske tablice na karti

U Excelu možete brzo prikazati svoje geopodatke na interaktivnoj karti, kao što je prodaja po gradovima. Da biste to učinili, idite u Office Store na kartici Umetanje i odatle instalirajte dodatak Bing Maps. To se može učiniti s web-mjesta klikom na gumb Get It Now.

Nakon dodavanja modula, možete ga odabrati s padajućeg popisa Moje aplikacije na kartici Umetanje i postaviti ga na svoj radni list. Ostaje odabrati svoje ćelije s podacima i kliknuti na gumb Prikaži lokacije u modulu karte kako biste vidjeli naše podatke na njima. Ako želite, u postavkama dodatka možete odabrati vrstu grafikona i boje za prikaz.

5. Brzi skok na traženi list

Ako je broj radnih listova u datoteci premašio 10, tada postaje teško kretati se po njima. Desnom tipkom miša kliknite bilo koju od kartica lista gumbe za pomicanje u donjem lijevom kutu zaslona. Prikazat će se sadržaj i odmah možete skočiti na bilo koji željeni list.

6. Pretvorite retke u stupce i obrnuto

Ako ste ikada morali ručno premještati ćelije iz redaka u stupce, cijenit ćete sljedeći trik:

1. Istaknite raspon.
2. Kopirajte ga (Ctrl + C) ili klikom na desnu tipku miša odaberite "Kopiraj" (Kopiraj).
3. Desnom tipkom miša kliknite ćeliju u koju želite zalijepiti podatke i iz kontekstnog izbornika odaberite jednu od opcija Paste Special - ikonu Transpose. Starije verzije Excela nemaju ovu ikonu, ali problem možete riješiti korištenjem Posebnog lijepljenja (Ctrl + Alt + V) i odabirom opcije Transpose.

7. Padajući popis u ćeliji

Ako u bilo koju ćeliju treba unijeti strogo definirane vrijednosti iz dopuštenog skupa (na primjer, samo "da" i "ne" ili samo s popisa odjela tvrtke i tako dalje), onda se to može jednostavno organizirati pomoću padajućem popisu.

1. Odaberite ćeliju (ili raspon ćelija) koja bi trebala imati takvo ograničenje.
2. Kliknite gumb "Provjera valjanosti" na kartici "Podaci" (Podaci → Potvrda).
3. Na padajućem popisu "Vrsta" (Dopusti) odaberite opciju "Popis" (Popis).
4. U polju "Izvor" navedite raspon koji sadrži referentne varijante elemenata, koji će naknadno ispasti prilikom upisivanja.

8. Pametni stol

Ako odaberete raspon s podacima i na kartici "Početna" kliknete "Formatiraj kao tablicu" (Početna → Oblikuj kao tablicu), tada će se naš popis pretvoriti u pametnu tablicu koja može učiniti mnogo korisnih stvari:

1. Automatski se proteže kada mu se dodaju novi retki ili stupci.
2. Unesene formule automatski će se kopirati u cijeli stupac.
3. Zaglavlje takve tablice se automatski fiksira prilikom pomicanja, a uključuje filter gumbe za filtriranje i sortiranje.
4. Na kartici "Dizajn" koja se pojavila u takvoj tablici možete dodati red ukupnih vrijednosti s automatskim izračunom.

9. Sparklines

Sparklines su minijaturne karte nacrtane izravno u ćelijama koje vizualiziraju dinamiku naših podataka. Da biste ih stvorili, kliknite gumb Linija ili Stupci u grupi Sparklines na kartici Umetanje. U prozoru koji se otvori navedite raspon s izvornim brojčanim podacima i ćelije u kojima želite prikazati iskričave.

Nakon što kliknete na gumb "U redu", Microsoft Excel će ih stvoriti u navedenim ćelijama. Na kartici "Dizajn" koja se pojavi možete dodatno prilagoditi njihovu boju, vrstu, omogućiti prikaz minimalnih i maksimalnih vrijednosti i tako dalje.

10. Oporavi nespremljene datoteke

Zamislite: zatvorite izvješće s kojim ste se petljali u posljednjoj polovici dana, a u dijaloškom okviru koji se pojavi "Spremi promjene u datoteku?" iznenada iz nekog razloga pritisnete "Ne". Ured najavljuje vaš srceparajući vrisak, ali prekasno je: posljednjih nekoliko sati rada otišlo je u kanalizaciju.

Zapravo, postoji šansa da se situacija popravi. Ako imate Excel 2010, kliknite na "Datoteka" → "Nedavno" (Datoteka → Nedavno) i pronađite gumb "Obnovi nespremljene radne knjige" u donjem desnom kutu zaslona.

U programu Excel 2013 put je malo drugačiji: Datoteka → Pojedinosti → Kontrola verzija → Datoteka - Svojstva - Oporavi nespremljene radne knjige.

U sljedećim verzijama Excela otvorite Datoteka → Informacije → Upravljanje radnom knjigom.

Otvorit će se posebna mapa iz utrobe Microsoft Officea u koju se u takvom slučaju spremaju privremene kopije svih stvorenih ili izmijenjenih, a nespremljenih knjiga.

11. Usporedba dvaju raspona za razlike i slučajnosti

Ponekad kada radite u Excelu, trebate usporediti dva popisa i brzo pronaći stavke koje su iste ili različite na njima. Evo najbržeg i najintuitivnijeg načina da to učinite:

1. Odaberite oba uspoređena stupca (držite pritisnutu tipku Ctrl).
2. Odaberite karticu Početna → Uvjetno oblikovanje → Istaknite ćelijska pravila → Duplicirane vrijednosti.
3. Odaberite jedinstvenu opciju s padajućeg popisa.

12. Odabir (prilagodba) rezultata proračuna za tražene vrijednosti

Jeste li ikada podesili ulazne vrijednosti u svom Excel izračunu da biste dobili željeni rezultat? U takvim se trenucima osjećate kao iskusan topnik: samo nekoliko desetaka iteracija "undershoot - overflights" - i evo ga, dugo očekivani pogodak!

Microsoft Excel to može učiniti umjesto vas, brže i točnije. Da biste to učinili, kliknite gumb "Što ako" na kartici "Podaci" i odaberite naredbu "Odabir parametara" (Insert → Što ako Analiza → Traženje cilja). U prozoru koji se pojavi navedite ćeliju u kojoj želite odabrati željenu vrijednost, željeni rezultat i ulaznu ćeliju koju treba promijeniti. Nakon klika na "OK" Excel će izvršiti do 100 "pucanja" kako bi pronašao traženi zbroj s točnošću od 0,001.