Vodič za početnike za GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

GTD tehnika upravljanja vremenom pomaže vam organizirati i pratiti zadatke, izbaciti sve informacije iz glave i početi djelovati.

Što je GTD

Naš mozak lako dolazi do novih ideja, ali zapamtiti ih je mnogo teže. Primjerice, sjeća se da sljedeći tjedan trebate kupiti mamin rođendanski poklon. Umjesto da vas podsjeća na ovo kada prođete pored njezine omiljene trgovine, vaš će vas mozak jednostavno učiniti da se osjećate kao da ste nešto trebali kupiti.

GTD (Getting Things Done) je tehnika koja pomaže pretvoriti nejasne ideje, impulse, uvide i noćna razmišljanja u akciju. Kada se naučite oslanjati na ovaj sustav, vaš mozak neće držati sve informacije. To će smanjiti stres, a vi ćete imati snage za produktivnije aktivnosti.

Kako ova tehnika radi

GTD se temelji na sustavu popisa s kojim organizirate sve što vam padne na pamet. Da biste ga implementirali u svoj život, morate bilježiti i obraditi dolazne informacije. Osim toga, morat ćete stvoriti takve popise: "Dolazni", "Sljedeće radnje", "Lista čekanja", "Projekti" i "Jednog dana". Sve što zahtijeva vašu pažnju prvo će otići u "Pristiglu poštu", a zatim ići na neki od ostalih popisa.

1. Zbirka

Prikupite sve informacije koje zahtijevaju vašu pažnju, od slova na koja trebate odgovoriti do genijalnih ideja koje vam padaju na pamet dok se tuširate. Mjesto prikupljanja može biti papirnata bilježnica, privitak ili e-mail na koji ćete sebi slati pisma.

Kada ste tek počeli koristiti GTD tehniku, pokušajte osloboditi glavu od svih nakupljenih informacija. Zapišite sve što trebate ili želite učiniti, sve što vas je zaokupljalo posljednjih nekoliko dana ili tjedana, ometalo vam koncentraciju ili se sjetilo u nezgodnom trenutku.

2. Obrada

Razmotrite akumulirane informacije. Ovo je glavno pravilo cijelog sustava. Radite to redovito kako ga ne biste skupili previše. Za obradu informacija postavite si niz pitanja.

• Je li to rješivo? Pitate se može li se nešto učiniti da se ova stavka ukloni s popisa. Ako ne, izbrišite ga ili premjestite na popis Jednog dana. Korisne informacije s kojima ne morate ništa raditi, poput recepta ili zanimljivog članka, spremite na zasebno mjesto. Stvari koje želite raditi u dalekoj budućnosti (učiti japanski, napisati knjigu), premjestite ih na popis "Jednog dana" kako se ne bi svrstali među "Sljedeće radnje".
• Je li moguće završiti slučaj u jednom koraku? U GTD-u, sve što zahtijeva više od jednog koraka naziva se projektom. Ako imate više povezanih zadataka u pristigloj pošti, izradite zaseban projekt za njih. Dodajte njegovo ime na popis projekata i odaberite jednu radnju koju želite dodati u "Dalje".
• Hoće li potrajati više od dvije minute? Ako ne, učinite to odmah. Brže je od dodavanja na svoj sljedeći popis zadataka ili delegiranja nekom drugom. Ako je potrebno više vremena za dovršetak zadatka, razmislite možete li ga obaviti samo vi ili ga možete nekome delegirati.
• Mogu li to nekome prenijeti? Ako je tako, delegirajte. Kada trebate pratiti napredak, premjestite stavku na "Popis čekanja". Ako ne možete delegirati zadatak, dodajte ga u svoj kalendar ili na popis "Sljedeće".
• Postoji li određeni rok? Ako je tako, dodajte ovo u svoj kalendar. Nemojte zapisivati sve što želite učiniti u jednom danu. Unesite samo ono što se mora učiniti: posjet zubaru, sastanak, let. Ako nema određenog roka, premjestite predmet na Sljedeće korake.

3. Organizacija

Sve posložite na svoje mjesto: na jednom od pet popisa, u mapi s korisnim informacijama za budućnost, u svom kalendaru ili u smeću.

Dodajte na "listu čekanja" sve slučajeve koji su iz nekog razloga zastali. Na primjer, kada ne možete nastaviti dok ne dobijete odgovor na svoju e-poštu ili kada čekate isporuku. Ne zaboravite navesti datum pored svake stavke.

Sljedeći koraci trebali bi sadržavati zadatke koje je potrebno izvršiti što je brže moguće. Formulirajte ih kao izvedive fizičke radnje, tako ćete lakše prionuti na posao. Primjerice, bolje je zapisati “nazvati Lenu i dogovoriti da sjedne s djetetom u četvrtak navečer” nego “dogovoriti da netko sjedne s djetetom”, iako je u biti to isto.

U idealnom slučaju, trebali biste dodati oznaku konteksta svakoj stavci u "Dalje". On će vam reći gdje trebate biti, s kim, što trebate ponijeti sa sobom. Na primjer, možete imati oznake "kupnja", "na poslu", "s djecom", "telefon", "računalo". Također možete naznačiti koliko vremena imate za ovaj slučaj ili koji mu je prioritet. Zatim, ako je potrebno, možete brzo sortirati sve slučajeve po oznakama.

4. Pregled

Svakako provjerite sve liste jednom tjedno. Što duže ostavljate stvari u pristigloj pošti, kasnije će biti teže rješavati ih.

• Za svaki projekt mora se definirati jedna sljedeća radnja.
• Svaka stavka na "Sljedeće" trebala bi biti nešto što želite učiniti u nadolazećem tjednu. Premjestite sve nepotrebne stvari na popis "Jednog dana" ili ih potpuno izbrišite.
• S vremena na vrijeme pokušajte premjestiti nešto s popisa "Jednog dana" na "Sljedeći koraci".

5. Izvršenje

Poduzmite akciju! Ako ste ispravno organizirali svoj sustav, ovo će biti najlakši korak. Redovitim ponavljanjem prva četiri koraka bit ćete potpuno sigurni da su vam sve stvari s popisa potrebne za napredak i približavanje svojim ciljevima.