Značajke Microsoft Worda koje ćete željeti primijeniti u svom radu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Ispada da ljudi godinama rade u Wordu, ali ne poznaju njegove osnovne značajke ili ne prate inovacije. Vrijeme je za sustizanje!

Nekoliko riječi o tome zašto sam se obvezao opisati nimalo jedinstvene funkcije Microsoft Worda. Članak mi je polako sazrijevao u glavi. Iznova sam morao svojim kolegama i voljenima opisivati mogućnosti istog urednika. Njihov očiti uvid, iznenađenje onim što su vidjeli, potaknulo me da napišem ovaj materijal. Nadam se da ćete i vi naučiti nešto novo za sebe.

Svi sljedeći savjeti funkcioniraju u Wordu 2013. Toplo preporučujem prijelaz na ovu generaciju programa ako ste iz nekog razloga odgađali prijelaz.

1. Počnite tipkati bilo gdje

Značajka Click-to-Write nije nova, ali nisu svi čuli za nju. Često morate promatrati kako osoba klikne na gumb "Enter" mnogo puta da bi došla do kraja stranice i, na primjer, tamo unela izvršitelj slova.

Dvostruki klik mišem može zamijeniti desetak pritisaka na tipke.

Pomaknite pokazivač preko željenog mjesta ispisa i napravite nekoliko brzih klikova mišem. Sam Word će postaviti nove retke, tabove i serife za mjesto koje ste mu naznačili. To je jasno vidljivo kada se pogledaju skrivene oznake formatiranja.

2. Prevedi odmah

Pitajte susjeda kojeg prevoditelja preferira, pa ćete najvjerojatnije čuti za Google, Yandex, PROMT, ali jedva za Bing. Iz nekog razloga Microsoftov brendirani prevoditelj nije baš popularan na našim prostorima. I uzalud, jer je kvaliteta njegovog rada sasvim dovoljna za svakodnevne potrebe. Naravno, Office omogućuje brz prijevod teksta pomoću Binga. Preporučam isprobati.

Sasvim je moguće da ćete prestati žuriti između preglednika i Worda, beskonačno kopirati i lijepiti rečenice naprijed-natrag.

Postoji nekoliko desetaka jezika i tri načina prijevoda koje možete izabrati. Možete ih pronaći na kartici "Recenzija".

3. Koristite kerning

Dizajneri dobro znaju što je kerning i često s njim operiraju prilikom pisanja tekstova. Jednostavno rečeno, kerning je odgovoran za razmak (udaljenost) između slova ovisno o njihovom obliku. Promjena ove postavke može smanjiti ili proširiti istu riječ, rečenicu ili odlomak u usporedbi sa standardnim stanjem. Vidio sam kako su ljudi počeli brisati dio teksta, ili, obrnuto, "sipati vodu" samo da bi ga uklopili u određeni okvir. Kerning rješava takve probleme na sofisticiraniji način. Naravno, grubo igranje s njim boli oko, ali manje manipulacije mogu biti prikladne.

Promjena kerninga bit će korisna kada koristite velike fontove, na primjer, kada pripremate naslovne stranice knjiga, članaka, izvješća.

Pritisnite kombinaciju Ctrl + D da biste otvorili dijaloški okvir "Font", idite na drugu karticu "Napredno". Ovdje se možete igrati s kerningom. I još malo na temu. Samo u prolazu želim vas upoznati sa zanimljivom pregledničkom igrom u kojoj trebate pogoditi najbolji kerning za čitanje. Uživati!

4. Primijenite skriveni tekst

Može li prazan Word dokument težiti desetke ili stotine megabajta? Da! A kod mnogih dolazi do zamagljenja uma. Ljudi ne vide ni jednu riječ pred svojim očima, ali ne mogu razumjeti zašto je datoteka tako velika? Zli virusi ili štetni hakeri? Ne. Sve se radi o skrivenim informacijama. To mogu biti grafike, slike i tekst.

Poput znakova koji se ne mogu ispisivati, skriveni podaci se ne prikazuju na ekranu niti ispisuju, ali su i dalje dio dokumenta.

Sa skrivenim tekstom možete:

• Privremeno sakrijte povjerljive podatke.
• Ostavite komentare ili dajte odgovore na pitanja koja se ne smiju miješati s glavnim tekstom.
• Ispišite nekoliko verzija istog dokumenta, naizmjenično skrivajući različite njegove dijelove. U tom slučaju, ne morate se petljati s više kopija datoteke!

Odaberite dio ili cijeli tekst, pritisnite Ctrl + D i stavite kvačicu ispred opcije "Skriveno". Fragment nestaje i postaje dostupan za gledanje samo u prikazu znakova koji se ne mogu ispisati. Radi jasnoće, skriveni podaci podvučeni su crtom crnih točaka.

5. Prije spremanja koristite funkciju "Document Inspector"

Stari Word ne može otvoriti datoteku ili se neispravno prikazuje? Poznato svima i svima! Ovakve nevolje oko mene događaju se zastrašujuće redovito, jer mnoge organizacije i ljudi još uvijek rade u Officeu 2003. Stoga, prije slanja i/ili spremanja dokumenta, vrijedi ga provjeriti kompatibilnost s prethodnim verzijama Worda. Za to je odgovoran "Inspektor dokumenata".

Također zna pokrenuti provjeru čitljivosti za osobe s invaliditetom i, što je još važnije, pronaći skrivena svojstva i podatke u dokumentu.

Na primjer, funkcija otkriva prisutnost makronaredbi, ugrađenih dokumenata, nevidljivog sadržaja i drugih potencijalno problematičnih elemenata datoteke.

6. Uredite PDF

Obilje opcija nije uvijek od koristi. Rad s PDF-om izvrstan je primjer za to. Ponekad se ljudi izgube već prilikom odabira alata kojim žele obraditi PDF datoteku. Ovdje je i klasični Adobe Reader, i alternativni Foxit Reader, i bilo koji više-manje moderan preglednik, i još mnogo online usluga. Međutim, jedna od najuspješnijih metoda leži na površini - to je junak našeg članka.

Word 2013 ne samo da otvara, već i omogućuje uređivanje sadržaja PDF dokumenta.

Urednik pretvara tekst, tablice, popise, grafikone i druge elemente u DOCX datoteku, čuvajući formatiranje izvornika što je točnije moguće. Valja napomenuti da ispada vrlo, vrlo dostojan. Također možete dodati PDF datoteke u Word dokument kao objekt koji se može ugraditi. U tom slučaju bit će prikazana samo prva stranica PDF-a ili ikona veze na datoteku.

7. Umetnite video

Nije tajna da dugotrajno gledanje suhoparnog teksta brzo smanjuje pažnju i dovodi do gubitka interesa kod čitatelja. Stoga gotovo svi studenti, govornici i uredski radnici razrjeđuju linije dijagramima, tablicama, grafikonima i drugim vizualnim trikovima. Međutim, samo rijetki usvajaju mnogo moćniji alat - video.

Word može ugraditi videozapise pretraživanja Binga u dokument, dodati YouTube videozapise i ugraditi kodove s raznih web-mjesta.

I ne brinite o konačnoj veličini datoteke. Dokument ne sprema sam video, već samo čini njegovu poveznicu u vizualnom obliku. Naravno, za pregled je potrebna internetska veza.

8. Radite zajedno na dokumentu i komentirajte izmjene

Sjetite se riječi klasika: "Što se ne radi - napravit ćemo zajedno"? Oni su relevantni do danas. Ali ne razumiju svi kako pravilno organizirati zajednički rad. Nažalost, još uvijek je moguće vidjeti kako osoba označi dio teksta bilo kojom bojom, nakon čega, u zagradama, dodaje svoju reviziju ili prigovore i šalje dokument natrag. U takvim trenucima počinje nervozno trzanje kapka. Najnovije izdanje Worda omogućuje vam udobno označavanje i uređivanje javne datoteke. Ovo treba iskoristiti!

Word 2013 omogućuje odgovaranje na komentare drugih ljudi, što urednika čini izvrsnim alatom za raspravu u grupnom radu.

Provedite nekoliko minuta istražujući karticu Pregled, podijelite svoje nove vještine s kolegama i osjetit ćete lakoću zajedničkog rada.

9. Pojednostavite svoj rad s tablicama

Dopustite mi da pogodim, umećete li još uvijek retke i stupce tablice desnim klikom i navigacijom do odgovarajuće stavke izbornika? Mnogo je lakše!

Postavite pokazivač tik iznad/ispod (lijevo/desno) gdje planirate dodati redak ili stupac. Word će odmah predložiti povećanje tablice.

Inače, najnovija verzija uređivača dobila je nekoliko novih funkcija za dizajn tablice. Ažurirajte svoje znanje.

10. Kombinirajte dijelove dokumenta u blokove

Iskreno govoreći, postoje zaposlenici koji su spremni okrenuti 100+ stranica dokumenta samo da ubiju vrijeme. Ako se želite brzo kretati velikim datotekama, trebate svladati nekoliko tipkovnih prečaca za munjevitu navigaciju ili pravilno strukturirati svoja djela.

Korištenje naslova različitih razina omogućuje vam sažimanje elemenata dokumenta na kojima trenutno ne radite.

Postavite pokazivač pored naslova i program će od vas zatražiti da skupite sadržaj bloka. Tako čak i najveća djela mogu stati na samo nekoliko stranica.

Niste pronašli ništa zanimljivo za sebe? Za svaki slučaj pročitajte Lifehackerov članak o 20 tajni riječi koje će vam olakšati posao. Ili dajte svoj savjet u komentarima.