Zašto GTD sustavi često otkazuju?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

© fotografija

Ako koristite ono što mislite da je najbolji GTD sustav, ali ne vidite rezultate, malo je vjerojatno da je problem u sustavu, već problem u uvjerenju da će vam savršeno strukturirana lista zadataka omogućiti 10 puta više posla od vaših kolega. Nijedna metoda povećanja produktivnosti nije učinkovita za vas dok ne počnete razmišljati realno. O tome ćemo govoriti u članku.

Nemoguće je "sve" napraviti u jednom danu

Svaki dan imate puno stvari koje danas apsolutno morate učiniti. Čini se da shvaćate da je nemoguće učiniti sve odjednom, ali ipak zavidnom upornošću pokušavate dokazati suprotno, što u konačnici dovodi do osjećaja da se cijeli dan vrtite kao vjeverica u kotaču, ali vi nisam imao vremena ništa učiniti. Lako je izbjeći ovaj osjećaj – morate odrediti prioritete. Odlučite što zaista treba učiniti danas, a što bi moglo pričekati do sutra. Nakon što završite mali popis zadataka u jednom danu, osjetit ćete napredak, što znači da ćete sljedeći dan s velikim entuzijazmom krenuti na posao.

Vjerojatno ste već pomislili da je zapravo teško odrediti prioritete. Nije uvijek moguće razumjeti koji je posao danas važniji. U svom video blogu poznati bloger Ze Frank daje ovaj savjet: napišite popis svih stvari koje treba dovršiti, a zatim počnite čitati popis od kraja, osluškujući svoje unutarnje osjećaje. Ako shvatite da je ova točka doista važna, ostavite je; ako postoji i najmanja sumnja, nemilosrdno je prekrižite. Započnite preostale zadatke od prvog na popisu.

Zapamtite da u danu ima 24 sata, ovim vremenom ste ograničeni. Budući da ste previše planirali, do večeri ćete biti razočarani što opet niste imali vremena. Naprotiv, bolje je postaviti sebi prejednostavan cilj s kojim ćete se sigurno nositi. I onda obavite neki dodatni posao. Na kraju dana osjećat ćete se kao pobjednik, jer ste osim potrebnih stvari uspjeli napraviti još nešto.

Zaboravite multitasking i usredotočite se na jednu stvar

Čovjeku je vrlo teško obavljati više zadataka, ali unatoč tome, mnogi ljudi to vole raditi, jer se tako osjećaju aktivnije i produktivnije. Svakih pet minuta možemo prekinuti neku aktivnost da bismo odgovorili telefonom ili e-poštom. Multitasking uvelike odvlači našu pažnju i evo zašto: svaki put, prebacujući pažnju s jednog zadatka na drugi, tada ćete se bolno vratiti na prvi, prisjećajući se gdje ste stali.

U idealnom svijetu mogli bismo potpuno napustiti multitasking, ali u stvarnom svijetu i dalje se javljaju situacije kada ga je nemoguće izbjeći. U ovom slučaju vrijedi napraviti kompromis, koristeći, na primjer, tehniku "planiranja rajčice", kada se 25 minuta fokusirate isključivo na jedan zadatak, ne dopuštajući da vas ometaju.

Radite na jednom zadatku, a nakon 25 minuta revidirajte popis i odaberite sljedeći koji trenutno zahtijeva vašu neposrednu pažnju. To će vam omogućiti da obavljate više zadataka, ali da ostanete usredotočeni na zadatak.

Mudro birajte i primijenite savjete za produktivnost

Mnogo je članaka napisanih na temu produktivnosti i učinkovitosti, nove tehnike i hakovi se beskonačno pojavljuju, ali ništa od toga vam neće pomoći osim ako ne riješite gore opisane probleme. Čak i nakon što ih riješite, morate naučiti kako pravilno i na mjestu primijeniti GTD sustav.

Kao što je već spomenuto u jednom od naših postova, ako vam je važno ono što radite, ne trebaju vam sustavi, popisi i podsjetnici. Neće vam biti teško imati na umu što trebate učiniti. Ako je problem koji rješavate globalan, onda ćete ga vjerojatno rastaviti na dijelove tako što ćete napisati popis obveza, ali učinite to bez razmišljanja: "Oh, ja koristim GTD!" Čemu služe GTD sustavi i drugi savjeti za produktivnost? Kako bi na vrijeme obavili rutinske i dosadne stvari: plaćanje računa, pozivanje, javljanje. To je ono što vi svom dušom sanjate da odgodite za "sutra", koje nikada neće doći.

No, bilo koji sustav produktivnosti ne treba primjenjivati naslijepo, potrebno je prvo razmisliti kako ga možete sami sebi “naoštriti” kako biste iz njega izvukli maksimum. GTD sustavi nisu čarobni štapić koji se primjenjuje strogim pridržavanjem uputa, oni su alat koji treba fino podesiti učenjem o sebi i načinu na koji radite kako biste se na kraju dana osjećali zadovoljno.