Kako očistiti Google dokumente

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Grabljamo beskrajne "nove mape" i rješavamo se dokumenata s nerazumljivim nazivima.

Ako puno radite s Google dokumentima ili Google dokumentima, vjerojatno ste se suočili s problemom da ima previše datoteka, a glavna stranica usluge pretvara se u pretrpani tavan. Lifehacker govori kako možete stvoriti red iz kaosa.

Koristite ugrađene alate za sortiranje

Google dokumenti imaju nekoliko ugrađenih alata za sortiranje koji će vam pomoći da brzo pronađete datoteke koje želite. Da biste to učinili, samo odaberite odgovarajuću opciju klikom na jedan od simbola u gornjem desnom dijelu glavnog zaslona.

1. Po formatu prikaza

Usluga vam omogućuje da prilagodite željeni način prikaza datoteka: popis ili mrežu. Da biste to učinili, samo kliknite na odgovarajuću ikonu.

2. Po datumu ili naslovu

Dokumente možete jednostavno sortirati prema datumu kada su pregledani, datumu promjena koje ste napravili vi ili svi korisnici, kao i prema naslovu.

3. Od strane vlasnika

Google dokumenti omogućuju da više korisnika istovremeno radi na dokumentima, zbog čega je ova usluga tako praktična. Ako ne samo da stvarate dokumente, već i radite sa strancima ili radite kolektivno, pomoći će vam sortiranje prema vlasniku (kreatoru) dokumenta. Da biste ga koristili, samo kliknite na odgovarajuću stavku na glavnom zaslonu i odaberite odgovarajuću opciju.

4. Gdje je moguće pristup

Za pregled svih datoteka koje su kreirali drugi korisnici i koje su vam dostupne, kliknite na ikonu mape u gornjem desnom kutu glavnog zaslona i odaberite "Dostupno".

Organizirajte se na Google disku

Sve datoteke iz Google dokumenata (kao i tablica i slajdova) dostupne su na Google disku. Stoga je u velikoj mjeri red na disku uvjet reda u dokumentima. Evo što možete učiniti da se nosite s kaosom.

1. Razvrstajte dokumente u mape

Možete jednostavno stvoriti mape na Google disku. Da biste to učinili, morate kliknuti na veliki gumb "Kreiraj" i odabrati stavku "Mapa".

Dajte svojim datotekama i mapama jasne i specifične nazive. Iz naziva "New folder", "Untitled", "1" ili "lvpdlvarp" nije jasno što je unutra. Osim toga, takve će datoteke i mape biti teže pronaći među mnogim drugim. Naslovi "Rujanska izvješća", "Popis kontakata za korisnike u 15.10" ili "Članak o biotehnologiji" pomoći će vam da svoju evidenciju održite učinkovitijom.

Datoteke možete prenijeti u mapu tako da desnom tipkom miša kliknete na njih i odaberete odgovarajuću stavku.

Izbornik mape može se otvoriti s početnog zaslona Google dokumenata.

2. Koristite različite boje mapa i oznake za važne datoteke

Prema zadanim postavkama, sve mape na Google disku su sive, ali možete ih kliknuti desnom tipkom miša i odabrati jednu od 24 boje s padajućeg izbornika.

Također možete označiti potrebne datoteke na disku. To se radi desnim klikom i odabirom "Dodaj u označeno".

Označene datoteke možete vidjeti izravno u "Dokumentima".

3. Izbrišite nepotrebno

Intenzivnim korištenjem Googleovih usluga gomilaju ogromnu količinu nepotrebnih i zastarjelih dokumenata. Možete ih izbrisati i u "Dokumentima" i "Disk" desnim klikom na traženi dokument i odabirom "Izbriši".

Ako ste slučajno izbrisali dokument (Google dokumenti ne traže potvrdu radnje prilikom brisanja), možete kliknuti skočni gumb "Odustani".

A ako ste je izbrisali, ali nakon par dana se predomislili, idite na "Otpad", kliknite desnom tipkom miša na željenu datoteku i odaberite "Vrati".

Datoteke u košu za smeće pohranjuju se 30 dana, nakon čega se automatski brišu.

4. Koristite Filewatch da biste se riješili nepotrebnih stvari

Filewatch vam može pomoći da pronađete datoteke kojima još uvijek imate pristup s, recimo, svog starog radnog mjesta: pokazuje vam s kojim osobama dijelite dokumente i omogućuje vam da se odvojite od njih. Usluga također može pronaći datoteke koje su postale dostupne previše korisnika (na primjer, procurile na mrežu) tako da možete promijeniti postavke za pristup njima.

Filewatch je uključen u biblioteku Google Workspace Marketplace, što znači da je certificiran od strane Googlea, tako da vaši osjetljivi podaci ne padnu u pogrešne ruke. Usluga je besplatna.

• Preuzmite iz Google biblioteke →
• Preuzmite s web-mjesta Filewatch →