„Čuvaj se, ured!“, Ili Kako konačno raditi svoj posao kad su svi i sve okolo protiv toga

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Moje iskustvo rada u uredima - od malog trgovačkog ureda u stanu umjesto ureda do luksuznog ureda Yandexa - bilo je gotovo 8 godina, i to sam shvatio. Stalno “posao je ured” toliko je uporan da ga je vrlo teško izbaciti iz glave.

Ideja za članak sinula mi je nakon što sam odlučio izračunati svoje iskustvo unajmljenog rada u uredima i suprotstaviti ga istom radu na daljinu, kojeg se pridržavam i pokušavam ga promovirati na sve moguće načine. Uredski rad je takav sumrak radnog procesa kroz koji se danas probijamo, poput Antona Gorodetskog u "Patrolama". I što je više iskustvo "uredskog samuraja", što je više dano, to se slobodnije kreće u ovoj nemirnoj vodi i izgleda sretnije izvana.

Stari model ureda

Pogledajte TV seriju Mad Men, koja govori o jednoj reklamnoj agenciji tijekom procvata američkog tržišta oglašavanja 60-ih godina. Ljudi su tamo radili u ogromnim pretencioznim uredima. Svaki dostojan imao je lijepu tajnicu koja je pametni telefon i računalo zamijenila kalendarom, upraviteljem zadataka, programom za obradu teksta, proračunskim tablicama, internetom i općenito svime što danas radite sami. Imali su i urede, alkohol na par koraka u bilo kojem dijelu ureda i mnoge druge stvari koje su danas izgubile smisao.

Ured je transformiran. Više vam ne treba osoba koja će se sjećati važnih stvari, ne zaboraviti na sastanke i samo raditi svoj posao. Postalo je nepristojno piti tijekom radnog dana. Malo njih ima urede. Ali sam ured je ostao. Stalno “posao je ured” toliko je uporan da ga je vrlo teško izbaciti iz glave. To nije problem samo za cjeloživotne top menadžere korporacija i “crvene direktore”, već i za mlade startupe, koji iz nekog razloga odmah potroše svoj prvi “seed” novac na ured, a ne na proizvod ili prodaju.

Što uraditi. Ako ste prisiljeni raditi u uredu i nositi puni teret dužnosti "uredskog samuraja", onda će vam savjeti u nastavku biti korisni.

Glava "na gumi"

Općenito, svaki menadžer je stalno zabrinut da posao neće biti obavljen, a prisutnost zaposlenika u uredu ga vrlo umiruje. On kao kokoš za leglo skuplja svoje "kokoši" i vara se činjenicom da se procesi odvijaju jer je on blizu. Ovo nije istina. Zaposlenici jednako snažno vole Facebook i gledaju YouTube kod kuće s tableta, iz WC-a s pametnog telefona ili s radnog mjesta.

Što uraditi. Teško je promijeniti šefa, ali možete promijeniti komunikaciju s njim: budite otvoreniji u izvješćivanju i samo recite bez muke što radite. Sve će to smanjiti stres i učiniti ga manje “elastičnim” šefom. Pokrenite 5-minutni jutarnji sastanak u kojem ćete reći što radite danas i kako će završiti navečer. Podsjetite svoj tjedni plan zadataka. Pitati za savjet. Dajte mu osjećaj kontrole, i on će, ako je adekvatna osoba, postupno početi "skidati" s vama.

Tada samo trebate prevesti takve stvari u jutarnje Skype pozive i, možda, uvjeriti svog upravitelja da vam je prikladnije obavljati zadatke kod kuće. To sam više puta uspio implementirati.

Korporativna kultura i radno vrijeme

Mnogi ljudi objašnjavaju želju da se zaposlenici povuku u ured prisutnošću svojevrsne "korporativne kulture". Evo klasične definicije korporativne kulture "po knjizi".

Korporativna kultura je skup vrijednosti, normi i obrazaca ponašanja koji prevladavaju u organizaciji, a koji određuju smisao i model djelovanja zaposlenika, bez obzira na njihov službeni položaj i funkcionalne odgovornosti.

Ni riječi o uredu, o položaju stolova, o "od 9 do 6", o sastancima s bilo kim danima. Korporativna kultura je zapravo kako shvaćate svoju misiju i svrhu onoga što radite, kako razgovarate s klijentom, koliko se etički ponašate i kako se dojam vaše tvrtke izvana poklapa s onim što se događa iznutra. Nema ničeg zajedničkog između zašto vas guraju u ured i onoga što zapravo jest korporativna kultura. Nikakve prometne gužve i bijes zbog vožnje podzemnom željeznicom tijekom špice ne pomažu u izgradnji ove kulture tvrtke. Sjedenje od 9 do 6 nije korporativna kultura. Druženje s kolegama do noći u Counter Strikeu ne gradi korporativnu kulturu. Ne pravi joj pivo i pizzu. To su samo ljudski odnosi, ali ne i kultura. A svakako ne korporativna kultura.

Što uraditi. Ako želite stalno ili povremeno raditi na daljinu, nemojte uzeti frazu: "Ovo je naša korporativna kultura" kao razlog za odbijanje. Kad mi to kažu, čujem nešto poput: “Jednostavno ti ne vjerujem i želim se brinuti o tebi. Ali ne brinite, ne samo za vas, već i za sve ovdje. Tako da čekam u 9:00, i bez kašnjenja!" Povjerenje možete pokušati izgraditi svojim uspjesima i dosljednim, pravovremenim komunikacijama u kojima ste inicijator ili odmah napustiti mjesto gdje vam se toliko ne vjeruje.

Buka i razgovori kolega

Što su vaši kolege otvoreniji i dobrodušniji, više s vama dijele svoja iskustva. Razgovor o poslu zauzima manji dio njih. Priznajem da mi to jako ometa rad. Netko je nevjerojatno bijesan. Pitao sam.

Što uraditi. Dovedite ležerne rasprave u grupni chat kao što je Telegram, Skype ili Slack. Onemogućite obavijesti za sve poruke i omogućite ih samo u slučajevima kada se spominje vaše ime (svi glasnici koje sam naveo vam to dopuštaju). Naviknite se na odgođenu interakciju s vama i sve razgovore prenesite na zajednički ručak ili večer nakon posla (ako nemate zanimljivije sate). Ovo nije samo sređivanje veza, već i još jedan korak prema daljinskom radu u budućnosti.

Ručak ili poslovni ručak

Unatoč činjenici da se više od jedne osobe savjetuje da večera, ja to radije činim na ovaj način. Razlog nije u tome što me ne zanima o čemu pričaju moji kolege, već zato što stvarno moram razmisliti o prvoj polovici dana i odlučiti što ću u drugoj. Ovaj sat uvijek držim za sebe. Ponekad napravim iznimke kada postoji želja za razgovorom o novom filmu ili nečem drugom. No, glavni problem kod uredskih poslovnih ručkova je ono što jedete, najvjerojatnije nešto što netko u restoranu jučer nije do kraja pojeo, a danas vam je doneseno u obliku kotleta ili mješavine. Ne vjerujete mi? Pitajte ugostitelja kojeg poznajete ili nekoga tko je radio u javnoj ugostiteljstvu.:) A isto tako uredski ručak rijetko stane u predviđeni sat, a put tamo-amo, čekanje hrane, plaćanje i samo kolektivna naplata oduzimaju previše vremena.

Što uraditi. Ako ste i dalje stalno u uredu, razvijajte svoje navike i slijedite ih. I također znajte da ručak kada radite kod kuće obično uvijek traje manje od sat vremena, čak i ako sami pripremate ovaj ručak. Priprema špageta traje 15-20 minuta, juha od povrća 20 minuta, pileći sendvič 10 minuta. I sve je to današnja svježa hrana, a 2-3 puta je jeftinija i ukusnija.

Nezgodan namještaj, tehnika i sve to

Samo ozbiljne tvrtke mogu si priuštiti kupnju ergonomske stolice, udobnog stola i dobre tehnologije. U većini mojih radova to su bile pokvarene stolice koje dobije svaki novajlija (najbolje uvijek uzmu oldtajmeri prije nego što dođeš), kompjuteri koji su me naljutili svojom ružnoćom i prisustvom Windowsa na njima…

Što uraditi. Kupite udobnu stolicu za svoj ured za svoj novac. Zašto godinama patite od užasnog namještaja ako su to vaša leđa i vaše tijelo? Kako sami sebi objašnjavate ovu muku? Ponudite svoje udobno prijenosno računalo kao uredsko računalo: VPN, HDD/SSD enkripcija i više čine ga sigurnim za tvrtku za ponijeti kući. Time ćete dokazati vašu lojalnost i također vam pružiti gotov alat za rad od kuće - još jedan korak prema radu na daljinu. I nemojte štedjeti na kućnom uredu i tamo kupujte najbolje. Ja to uvijek radim.

Posjetitelji i vrijeme utrošeno na njihov prijem

Ako ste radili s velikom tvrtkom kao izvođač radova i posjetili ove monstruozne poslovne zgrade, onda znate koliko je potrebno. Obično ide ovako:

1. Do poslovnog centra dolazite prometnom gužvom.
2. Tražim parking za još 15-20 minuta.
3. Čekate u predvorju poslovnog centra dok ne dobijete propusnicu ili nazovete osobu koja vas je pozvala.
4. Onda čekaš da on/ona siđe po tebe. Ponekad može potrajati 10-20 minuta ili više.
5. Sjedite u sobi za sastanke, nudite kavu/čaj/viski, a u to vrijeme svi su uključeni okupljeni. I nisu uvijek na svom mjestu. Događa se da je došlo vrijeme sastanka, a netko je na drugom sastanku ili na ručku i svi ga čekaju.
6. Sam sastanak.
7. Pomicanje.
8. Stavke 1 i 2 su obrnutim redoslijedom.

Takvi sastanci zapravo mogu trajati pola dana!

Što uraditi. Unaprijed dogovorite raspored takvih sastanaka s klijentima. Pokušajte zadržati klijenta u procesu i ne ostavljajte ga da nervozno čeka krajnji rok. On te sam uvlači i izvlači. Pozovite ga u svoj sustav upravljanja projektima kao promatrača. Na primjer, Bitrix24, Basecamp ili jednostavno zajednički i redovito ažurirani dokument Google Docs, u kojem možete omogućiti upozorenja e-poštom, to mogu učiniti. Neka na njega padne tok slova, što pokazuje da su svi maksimalno koncentrirani zaokupljeni njegovim projektom. Neka ide na Dropbox, neka živi s vama virtualno. I zapamtite, ako vi i vaš tim možete ispravno postaviti posao s nervoznim udaljenim klijentom, onda je to učiniti unutar vaše tvrtke trivijalna stvar.

Sastanci i moždane oluje

Ljudi su kao tvrtke - imaju hrpu revolucionarnih ideja, ali iz nekog razloga sve leže u ormaru. Ali i ljudi i tvrtke opsjednuti su stvaranjem sve više i više novih ideja umjesto implementacije onih koje su davno izmišljene. Da bi to učinili, menadžeri stalno organiziraju sastanke i rasprave, stalno žele razgovarati s vama o nečemu i razgovarati o nečemu u različitim konfiguracijama. Nisam vidio ništa gluplje i neučinkovitije od susreta s cijelom tvrtkom ili cijelim odjelom kako bi "izmislili nešto novo" ili "podijelili iskustva". Ovo je uistinu prava katastrofa. Nered, talog i gluposti.

Što uraditi. Dijeljenje ideja nema nikakve veze s tim okupljanjima. Vrlo skupo, inače, ako se računaju sate koje su proveli svi prisutni. Na primjer, u reklamnim agencijama postoji nešto kao "kreativni par". Tada 2-3 osobe (obično je konfiguracija: "dosadan voditelj i kreativac" ili "dosadan voditelj i nekoliko kreativaca") sjednu da stvaraju ideje. Ovo je fino podešen proces koji ne tolerira nepotrebne ljude ili, ne daj Bože, cijelu tvrtku ili odjel. Ideje se mogu generirati i tijekom Skype poziva, a parovi se ne moraju okupljati u uredu. Općenito, pratite izmišljene i provedene ideje. Postavite pitanja o provedbi upravo ovih ideja i preuzmite njihovu provedbu. Ovo je samostalan posao koji zahtijeva punu usredotočenost, a najgore mjesto na svijetu za to je ured sa svojim pokretom.

Rad s drugim kontinentima

Ako radite s europskim partnerima, onda je sve malo jednostavnije - vremenska razlika nije značajna i ne donosi prilagodbe u vašem radu. Ako radite sa SAD-om, Australijom ili azijskim zemljama, onda razlika može biti i nekoliko sati, ili „mi imamo dan, oni noć“. To će zahtijevati od vas da komunicirate s ljudima rano ujutro ili kasno navečer.

Što uraditi. Opet, nije baš jasno zašto morate žuriti ili napustiti ured u 7:00 ujutro ili ga napustiti u 23:00 ili kasnije. Takve sam pozive od kuće obavljala ujutro i tamo nastavila posao – nisam htjela gubiti vrijeme na putu tijekom dana. Ako imate večernji poziv, planirajte ga obaviti od kuće i kada završi, bit ćete već kod kuće i nećete morati dolaziti do njega noću. Ako je argument vašeg šefa “telefon je u uredu!”, recite mu o SIP telefoniji ili pronađite drugo prihvatljivo rješenje. Većina komunikacijskih sustava danas ima web pristupnike, otvorene protokole i može im se pristupiti na računalu ili pametnom telefonu. Zapadni kolege rado su preskakali na Skype, Google Hangout ili WebEx, ako sam ih zamolio. Sigurnosna politika je cool, ali svi imaju pametne telefone.:) A ako vam trebaju nešto prodati ili riješiti problem, bit će tamo gdje tražite.

Sustav osobnih datoteka GTD

Nikakav kaos ne stvara red. Ako želite obaviti stvari i pospremiti, onda nema ništa bolje od GTD sustava. Neka okolo bjesni uragan, ali na vašem frontu bit će potpuni red i prazna glava navečer, kao i samopouzdanje da sve imate pod kontrolom.

Što uraditi. Instalirajte Todoist ili Omni Focus za sebe ako vaša knjiga zadataka na poslu ne ispunjava GTD zahtjeve. Shvatite ovaj sustav i neka radi za vas. Razmišljanje i razgovor o radu na daljinu trebali bi započeti s povjerenjem između vas i vašeg šefa. Ako ne kopaš po sebi, ako uvijek imaš sve pod kontrolom, onda ti ne treba nadzor. To znači da možete raditi bilo gdje.

Ukupno

Nadam se da sam vas uspio uvjeriti da se isplati pokušati raditi na daljinu – makar ne svih 5 dana u tjednu, nego samo 1-2 dana. Ako ste vođa pastira, počnite poštivati zaposlenike od kojih se traži da rade od kuće. S njima izradite putokaz za prijelaz. Ako ste podređeni, budite strpljivi i započnite osobne transformacije.

Prihvatite da je ovo dug put.

Morate moći raditi na daljinu. Nitko ne zna kako to učiniti tek tako. Kako čitati, plivati ili voziti auto - morate naučiti!

Ako vam je tema rada na daljinu bliska ili je to vaš san, ako ste puni dvojbi, onda želim podijeliti svoje iskustvo i mnoge praktične savjete. A ako niste ravnodušni prema temi ureda i rada na daljinu, ili želite dalje proširiti temu, podijelite ovu objavu na Twitteru ili Facebooku.