Kako brzo i jednostavno očistiti pristiglu poštu na Gmailu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Problem sve većeg broja nepročitanih poruka u inboxu muči ogroman broj korisnika. Kako bi se to riješilo, stvoreni su deseci proširenja i napisani su mnogi članci o metodologiji korištenja Gmaila. Međutim, uopće nije potrebno izmišljati nešto novo ako postoje provjereni radni alati. U ovom članku pokazat ću vam kako se nositi s prometom e-pošte koristeći Gmail sustav prečaca.

Gmail oznake su prilagođene oznake koje možete koristiti za kategorizaciju e-pošte. Istodobno, za razliku od mapa, pismo može imati nekoliko oznaka, odnosno pismo može istovremeno biti u nekoliko kategorija.

Jedan od razloga postupnog prelijevanja inboxa je taj što ga mnogi korisnici koriste za pohranu sve pošte koja im padne u inbox. Istodobno, raščlanjivanje pošte počinje s najnovijim slovima, tako da one poruke koje leže na dnu vašeg poštanskog sandučića možda nikada neće doći do vaših očiju.

Sustav naljepnica koji koristim omogućuje mi obradu slova ne prema vremenu dolaska, već prema njihovoj važnosti. Sve e-poruke možete jednostavno razvrstati u kategorije namjeravanih radnji i posvetiti svoje vrijeme stvarno važnim stvarima, a ne reklamnom smeću. Da biste to učinili, trebate stvoriti samo pet novih oznaka.

• "!Hitno!". U ovu kategoriju spadaju pisma koja zahtijevaju hitnu akciju. Ova oznaka prije svega zahtijeva pažnju, budući da se e-poruke označene njome moraju odmah obraditi.
• "Planirani." Označite ovom oznakom ona slova koja zahtijevaju djelovanje u doglednoj budućnosti i imaju određen datum. Na primjer, podsjetnik da uskoro platite hosting ili obavijest o budućem sastanku.
• "Odgovoriti". Ova kategorija će prikupiti sve e-poruke na koje želite odgovoriti, ali nema vremenskog ograničenja za vaš odgovor. Očito, ova će pošta biti obrađena kako vrijeme postane dostupno.
• "Čekanje". Ponekad postoje situacije kada se posao ili projekt o kojem ste razgovarali u svojoj poštanskoj korespondenciji, kako kažu, zamrznu. Odnosno, učinili ste sve što ovisi o vama s vaše strane, a sada samo čekate odgovor ili sljedeću narudžbu. Pisma koja trenutno ne zahtijevaju vaše aktivno sudjelovanje, ali su još uvijek važna, označavamo ovom oznakom.
• "Napravljeno". Ovo je oznaka za dovršene predmete i riješene probleme. U principu, takvu korespondenciju bi bilo moguće odmah arhivirati, ali je ipak bolje privremeno je staviti u zasebnog tatu. To će vam omogućiti da se na kraju radnog tjedna prepustite svom samopoštovanju, a poslužit će i kao materijal za analizu vaše produktivnosti.

Dakle, početno raščlanjivanje korespondencije u Gmailu svodi se na brzi pregled zaglavlja ili sadržaja i kategoriziranje svih e-poruka. Oduzet će vam red veličine manje vremena od uzastopne obrade svakog slova, tako da će vrlo brzo vaš inbox biti potpuno prazan.

Kada se to dogodi, možete prijeći na "! Hitno!" i pozabavite se onim slovima koja su zaista najvažnija. Kad smo se pozabavili ovom kategorijom prioriteta, onda idemo u kategoriju prethodno planiranih zadataka i izvršavamo one koji su dospjeli. Ako nakon toga još imate vremena, otvorite mapu s sekundarnim slovima koja čekaju odgovor. Ovaj proces, u pravilu, ne zahtijeva puno truda i posebne pažnje, stoga se može izvesti na kraju radnog dana. Pa, slovima s oznakom "Gotovo" možete se diviti jednom tjedno kada se zbrajaju rezultati.

Dakle, uz pomoć ovih jednostavnih koraka uvijek možete posvetiti dovoljno pažnje važnim stvarima i ne trošiti je na praznu korespondenciju. Vaš poštanski sandučić uvijek će biti prazan i nikada više nećete izgubiti niti jedno slovo u kaosu i zbrci tisuća neviđenih pisama.

Koristite li neke Gmail oznake za razvrstavanje pošte?