20 učinkovitih tehnika upravljanja vremenom

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Organizirajte svoj život tako da ne gubite ni minutu.

1. Pravilo 1-3-5

Vaši radni sati tijekom dana su ograničeni, a pravilo 1-3-5 omogućuje vam da ga najpametnije potrošite. Njegova je bit sljedeća: u danu možete obaviti samo jedan veliki zadatak, tri srednja i pet malih. Ukupno je devet slučajeva, ni više ni manje. Pravilo će pomoći da se postupno raščišćavaju ruševine, na vrijeme i bez pretjeranog rada.

2. Pravilo troje

Za one koji nisu u skladu s brojevima ili ne mogu raditi devet stvari dnevno, Chris Bailey, autor knjige Moja produktivna godina, smislio je pravilo tri. Kaže da je dovoljno raditi tri najvažnije stvari svaki dan da biste bili produktivni.

Umjesto da svoju energiju i pažnju rasipate na nekoliko desetaka stavki na kontrolnom popisu, samo odaberite tri najvažnija zadatka za taj dan i usredotočite se na njih. Sljedeći dan odaberite još tri i tako dalje. To će vas zadržati usredotočenim. Isto pravilo se može primijeniti na postavljanje ciljeva za tjedan, mjesec ili godinu.

3. Metoda 10 minuta

Imate li zadatak koji ne želite započeti? Recite sebi: "Radit ću ovo samo 10 minuta, a onda ću se ići odmoriti." Najvjerojatnije ćete za to vrijeme biti uvučeni u posao i više nećete moći stati.

4. Pomodoro

Ovaj sustav je izmislio Francesco Cirillo kako bi sebi olakšao pripremu za ispite. Pomaže usredotočiti ljude koji se lako ometaju. To je također dobar način da kontrolirate koliko vremena provodite na određenom poslu.

Ovako funkcionira Pomodoro: uzmete mjerač vremena i postavite ga na 25 minuta. Nakon toga se usredotočite na svoj posao. Kada istekne 25 minuta, odmorite se 5 minuta, a zatim sve ponovite. Nakon četiri ciklusa imat ćete veliku pauzu od pola sata.

5. Metoda 90/30

Metodu 90/30 koriste pisac i bloger Tony Schwartz, suosnivač Buffera Leo Widrich, književni kritičar Benjamin Che Kai Wai i poduzetnik Thomas Oppong.

Njegova je suština sljedeća: naporno radite 90 minuta, zatim se odmorite pola sata, a zatim ponovite ciklus. U ovom slučaju, prvih 90 minuta posvećujete najvažnijem zadatku koji morate obaviti u danu, a sljedeće segmente posvećujete manje važnim stvarima.

Prema istraživanju The Enchanted World of Sleep stručnjaka s Yalea Peretza Lafeeja, 90 minuta je optimalno vrijeme da se osoba učinkovito usredotoči na jedan zadatak. A za potpuni odmor dovoljno je pola sata, što potvrđuje i istraživanje Sleep and Wakefulness neurofiziologa Nathana Kleitmana.

6. Metoda 52/17

Ovo je privatna verzija prethodne metode. Nije drugačije osim u brojkama: radite 52 minute, a zatim se odmarate 17 minuta. Prema eksperimentu The Rule of 52 and 17: It's Random, But It Ups Your Productivity, koji je provela služba za zapošljavanje Muse pomoću aplikacije DeskTime, ova vremenska razdoblja pomažu vam da ostanete produktivni i izbjegnete prekomjerni rad. Stoga upotrijebite metodu 52/17 ako smatrate da nemate snage raditi 90 minuta zaredom.

7. Jesti žabe

Metodu je izumio motivacijski govornik Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs i autor samopomoći Brian Tracy. On naziva "žabama" neugodne i teške zadatke koje morate obaviti, unatoč nevoljkosti. Učinite jednu stvar odmah od početka dana - jedite žabu. I tada će vam biti lakše: bacit ćete ovaj kamen s duše i osigurati si dobro raspoloženje za cijeli dan.

8. Vremenski blokovi

Jedna neugodna stvar u vezi s popisima obveza je to što vam ne daju ideju o tome koliko dugo traje zadatak. “Kupite kruh” i “Završi izvješće” zauzimaju jedan redak na popisu, ali su ti zadaci neusporedivi po složenosti i važnosti.

Kalendar je puno bolji od popisa obaveza: omogućuje vam vizualnu kontrolu vremena. Vidite veliki blok i shvatite da zadatak nije lak. Stoga isprobajte tehniku "vremenskih blokova": stavite ih u kalendar i za svaki dodijelite vrijeme prema složenosti zadatka. I dok radite ovaj ili onaj zadatak, nemojte da vas drugi ometaju.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) je sustav produktivnosti koji je izumio poslovni trener David Allen. Njegova glavna načela su sljedeća:

1. Zapišite sva svoja djela i ideje na jedno mjesto, takozvani Inbox.
2. Povremeno razvrstajte sadržaj pristigle pošte tako da odredite prioritete i odredite vrijeme. Stavite bilješke u mape prema njihovom sadržaju - "Posao", "Kuća", "Kupovina" i tako dalje.
3. Provedite revizije - bacite nepotrebne bilješke, prekrižite dovršene predmete, premjestite materijale koji su izgubili relevantnost u arhivu.
4. Kada je sve isplanirano, nastavite s izvođenjem. Zadatke koji se mogu završiti za par minuta riješite odmah. Drugi se mogu delegirati ili staviti u kalendar.

Sve zamršenosti GTD-a možete saznati u našem vodiču.

10. ZTD

Leo Babauta, autor produktivnog bloga Zenhabits, vjeruje da je GTD sustav Davida Allena vrlo složen i zahtijeva previše truda. On nudi svoj Zen to Done sustav. Da biste ga slijedili, morate razviti 10 jednostavnih navika.

1. Prikupite sve informacije u Inbox.
2. Obradite sve zapise ne ostavljajući ih na stražnjoj strani.
3. Planirajte svoje glavne ciljeve za svaki dan i svoje najveće ciljeve za tjedan.
4. Usredotočite se samo na jednu stvar u isto vrijeme, bez raspršivanja pažnje.
5. Napravite jednostavne, kratke popise obveza.
6. Organizirajte svoje bilješke u kategorije na temelju njihovog sadržaja, baš kao u izvornom GTD-u.
7. Redovito pregledavajte svoje bilješke i riješite se nepotrebnih stvari.
8. Pojednostaviti. Smanjite popis svojih zadataka i ciljeva, pišite kratko i jasno.
9. Da biste se prilagodili poslu, uvijek održavajte određenu dnevnu rutinu.
10. Radite ono što stvarno želite.

11. Kanban

Japanska metoda produktivnosti koja vam pomaže pratiti što radite, što ste već učinili i što trebate učiniti u budućnosti. Kanban vizualno vizualizira tijek rada.

Uzmite ploču s naljepnicama (ili se prijavite za upravitelja zadataka kao što je Trello) i nacrtate tri stupca na njoj: To do, Doing, Done. Zatim napišite svoje poslove na ljepljive bilješke i stavite ih u odgovarajući stupac ovisno o tome što radite i što ste već učinili.

12. Pravilo dvije minute

Ovo pravilo je sastavni dio GTD-a, no može se koristiti čak i ako niste ljubitelj Allenove tehnike. Ako zadatak traje manje od dvije minute, obavite ga odmah. Tako rasteretiš mozak, jer se više ne moraš sjećati ovog slučaja.

13. Zero Inbox

Zero Inbox izumio je pisac i stručnjak za performanse Merlin Mann, a dobro funkcionira s GTD-om. Mann ga je primijenio na e-poštu, ali na isti način možete rukovati slučajevima, dokumentima, bilješkama i drugim informacijama. Kao što ime sugerira, cilj ove tehnike je da vaš Inbox ostane prazan.

U izvornom GTD sustavu, Inbox je stalno gomilao hrpu unosa. Morate odvojiti vrijeme da ih sredite, a lako je previdjeti nešto važno u prepunoj pristigloj pošti. Mann preporučuje rastavljanje sadržaja čim stigne. Otvorite pristiglu poštu i odlučite što ćete učiniti sa svakom stavkom: izbrisati, delegirati, odgovoriti, odgoditi ili dovršiti. Nemojte ga zatvarati dok ne izvršite jednu od navedenih radnji sa svim elementima.

Osim toga, automatski filteri u pošti, pametne mape i programi za razvrstavanje dokumenata pomoći će vam da uštedite vrijeme.

14. Svježe ili pržene

Fresh or Fried u prijevodu znači "Svježe ili prženo". Ovu filozofiju kreirala je blogerica Stephanie Lee "Dominirajte svojim danom sa "Svježe ili prženo" sustavom prioriteta. Prema njezinim riječima, kada se ujutro probudite, vaš mozak je “svjež”, ali kako dan odmiče, “prži se”. To znači da morate odrediti vrijeme svog vrhunca produktivnosti i imati vremena obaviti sve najvažnije stvari u danu tijekom tog razdoblja. Ovako se radi.

1. Na kraju dana, kada ste već umorni, odvojite 15 minuta da napravite popis obaveza za sutra.
2. Premjestite najvažnije zadatke na početak dana, u odjeljak Svježe. Tamo se šalju stvari koje vam se ne sviđaju - one same "žabe". Treba ih obaviti dok još imate snage.
3. Manje hitne, manje teške i ugodnije stvari idu u odjeljak Fried - odnosno popodne, ovisno o vašem rasporedu. Manje će opteretiti vaš mozak.
4. Slijedite svoj popis sljedećeg jutra. Zatim navečer sastavite novu.

Stephanie preporuča FoF osobama koje svaku večer saznaju da su potpuno iscrpljene, ali nisu imale vremena, iako su radile cijeli dan.

15. Metoda ledenog brega

Ramita Sethi, autorica knjige I Will Teach You to Be Rich, koristi ovu metodu za spremanje informacija za kasnije. Funkcionira ovako: sve e-poruke, bilješke, članke, popise spremate na jedno mjesto - na primjer, u uslugu za bilježenje kao što je Evernote ili Notion, ili kao dokumente. Zatim distribuirajte ove materijale pomoću oznaka, mapa i kategorija - kako želite.

Pregledajte ove informacije svakih 4-6 tjedana i razmislite mogu li se primijeniti u praksi. Ako je nešto beskorisno, bacite to ili arhivirajte. To vam omogućuje stvaranje vlastite baze znanja.

16. Autofokus

Autofokus je izumio The Autofocus Time Management System od strane stručnjaka za performanse Marka Forstera. Ovaj sustav planiranja prikladan je za kreativne ljude koji teško prate GTD.

Zapišite sve svoje aktivnosti u bilježnicu bez ikakvog reda. Zatim prođite kroz popis, odaberite one koje je potrebno učiniti što je prije moguće i razvrstajte ih. Kada su hitni zadaci riješeni, nastavite s onima koji vam se sada najviše sviđaju. Ako nešto niste dovršili - pomaknite na kraj popisa, na ovo ćete se vratiti kasnije. I ponavljajte ove korake iz dana u dan.

17. Eisenhowerova matrica

Ovu shemu izradio je američki predsjednik Dwight D. Eisenhower. Matrica ima četiri odjeljka za zadatke: Nehitno i nije važno, Hitno, ali nije važno, Važno i nehitno, te Hitno i važno. Podijelite svoje zadatke u odjeljke i saznat ćete na što trošite najviše vremena i kojim zadacima treba posvetiti više pažnje.

18. 4D metoda

4D je izumio Edward Ray, motivacijski pisac i konzultant. Metoda je namijenjena pomoći ljudima koji se užasavaju pri pogledu na svoju listu obaveza i ne znaju kako pristupiti svim nakupljenim stavkama.

Ray tvrdi da trebate zapamtiti samo četiri riječi za slovo D i tada nećete klonuti duhom pred brdom posla. Evo ih:

• Uradite – ako vam je dodijeljen zadatak, najbolje je da ga učinite sada i prekrižite s popisa.
• Delegat – kada ne možete ili nemate vremena nešto izvršiti, ali imate relativno slobodnog pomoćnika, prenesite zadatak na njega.
• Izbriši – neke stvari nisu toliko važne. Odbacite ih tako da ih trajno uklonite s popisa obaveza. Ako vam pokušavaju nametnuti nepotrebne odgovornosti, naučite pristojno reći “ne”.
• Odgoda – kada je zadatak prevelik ili ne zahtijeva trenutačno izvršenje, može se odgoditi. Ali svakako joj morate postaviti jasne rokove, inače će ostati mrtva.

Odaberite zadatak, napravite jednu 4D radnju s njim, a zatim prijeđite na sljedeću.

19. Vrijeme

Obično ljudi koji pokušavaju biti produktivni prate vrijeme koje troše na važne stvari i potpuno zaboravljaju uzeti u obzir razdoblja u kojima rade gluposti. Taj je problem riješen tehnikom "Timing", koju je izumio stručnjak u području upravljanja vremenom Gleb Arkhangelsky. Omogućuje vam da shvatite gdje provodite svoje vrijeme, uči vas da budete pažljiviji na ono što radite i manje ometanja.

Uzmite bilježnicu i zapišite sve svoje radnje i koliko ste ih učinili, s točnošću od 5-10 minuta. Snimite radne trenutke, pregovore, sastanke, pa čak i vrijeme provedeno na YouTubeu i igrama. Odvojite nekoliko tjedana za ovo. Zatim prelistajte bilježnicu, prepoznajte svoje "kronofage" iz vida i izvucite zaključke. Možda trebate gledati manje smiješne videozapise ili provoditi manje vremena ispijajući kavu, ili su vam neprijatelji telefonski pozivi.

20. Metoda Tim Ferriss

Timothy Ferriss je guru produktivnosti koji je smislio vlastitu metodu organiziranja posla s dva pravila. Prvo je pravilo 80/20 ili Pareto princip, koji kaže da 80% našeg posla možemo obaviti u 20% vremena. Preostalih 20% trebat će 80% vremena. Drugi je Parkinsonov zakon: posao ispunjava sve vrijeme koje mu je dodijeljeno.

Implikacija ovoga, kaže Ferriss, je da ne morate više raditi da biste sve učinili – morate se bolje usredotočiti. Neka radite s punom predanošću samo 20% radnog vremena, ali možete ponoviti sve stvarno važne stvari. A preostalih 80% može se posvetiti jednostavnoj rutini kako biste se mogli usredotočiti na prioritetne zadatke i izbjeći prekomjerni rad.