Kako prestati gubiti vrijeme na beskorisne aktivnosti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Da biste bili produktivniji, nemojte se prisiljavati da se koncentrirate. Samo napravite male prilagodbe svom radnom danu.

1. Održavajte što manje sastanaka

Na sastancima provodimo do četiri sata tjedno. Više od polovice ovoga je gubljenje vremena. Ako možete, pokušajte smanjiti broj sastanaka.

• Uzmite u obzir broj sudionika. Ne pozivajte kolege na sastanak samo da biste bili sigurni. Neka bolje provode svoje vrijeme radeći svoj posao produktivnije.
• Razgovori licem u lice često mogu biti dobra zamjena za sastanke. Puno je lakše prvo razgovarati o detaljima projekta s odgovornim djelatnikom i tek onda prezentirati ideju cijelom timu.
• Prije nego što zakažete ili odete na službeni sastanak, pažljivo razmislite koje informacije namjeravate podijeliti sa svojim kolegama. Najčešće se osnovne informacije mogu prenijeti na neki drugi način, na primjer, povezivanjem na dokument, pisanjem u chatu ili čak jednostavno prenošenjem usmeno uz šalicu kave. Tada će zaposlenici moći odgovoriti na vaše podatke bez ometanja njihovog tijeka rada.

2. Promijenite interakciju s kolegama

Naravno, suradnja obično pomaže povećanju produktivnosti. Ali to nije tako jednostavno. Prema podacima, svaki zaposlenik je ometen u prosjeku sedam puta na sat. A 80% tih smetnji su male, beznačajne stvari.

Stoga, umjesto da postavite pitanje čim vam padne na pamet, nemojte žuriti s odvraćanjem pažnje kolegama. Napravite popis, a zatim pitajte sve odjednom kada je zaposlenik slobodan. Osim toga, često se događa da nakon nekog vremena i sami pronađemo odgovor na svoje pitanje ili shvatimo da su nas prva tri pitanja jednostavno dovela do jedne velike četvrtine.

Ako ste rastreseni, ne morate osmišljavati složenu komunikaciju s kolegama. Na primjer, nošenje slušalica obično je dovoljno za signaliziranje Ne ometaj. Ako to ne uspije, pokušajte se preseliti u drugi dio ureda gdje vas neće ometati. Većina suradnika će se naviknuti na ove signale i neće vam smetati kada ste zauzeti.

3. Smanjite protok e-pošte

Problem nije u samoj e-pošti, već u tome kako je koristimo. Dok su ranije e-poruke sadržavale veliku količinu informacija, sada su postale više poput SMS-a. Tipično pismo sada sadrži između 5 i 43 riječi – kratke informacije i jednostavna dodatna pitanja. Takva se pisma brzo množe u vašem pretincu prijeteći da će vas doslovno utopiti u nizu nepročitanih poruka.

Prije slanja e-pošte razmislite bi li bilo prikladnije koristiti neki drugi način prijenosa informacija.

Primjerice, uz pomoć raznih instant messengera možete brzo slati kratke poruke i odgovarati na njih bez nepotrebne formalnosti koju nameće e-mail. A u komentarima na dokumente s otvorenim pristupom nekoliko ljudi može odmah ostaviti svoje prijedloge za projekt, umjesto da njima zatrpaju poštanske sandučiće svojih kolega.

4. Radite od kuće i spavajte dovoljno

Dobro odmoran zaposlenik često će učiniti više u šest sati nego pospani zaposlenik u svih deset. Stoga rad od kuće za mnoge postaje idealna opcija. A zahvaljujući suvremenim sredstvima komunikacije, zaposlenici ne moraju biti u istoj prostoriji kako bi riješili bilo koji problem.

Oslobađajući se potrebe da provedete nekoliko sati u prijevozu, možete se dovoljno naspavati, a to će se pozitivno odraziti na produktivnost.

Naravno, u nekim područjima djelovanja potrebna je bliža komunikacija s kolegama, ali jedan ili dva radna dana tjedno provedena kod kuće bit će od koristi predstavnicima bilo koje struke. To će vam dati priliku da se usredotočite na vlastiti projekt i samo odspavate. Ključno je pronaći tjedni ritam koji odgovara vama i vašem timu.

5. Pravite česte pauze

Pauze su jednako važne kao i sam rad. Međutim, jednostavna promjena aktivnosti često nije dovoljna. Za punjenje potrebno je svakih sat i pol ustati od stola.

Duže pauze, poput ručka s prijateljima ili šetnje, korisne su za kreativne ljude. Ova pauza je ono što je potrebno da se neproduktivno poslijepodne pretvori u kreativni iskorak.

Nećete se odmoriti ako vas svakih pola sata ometa par minuta. Bolje je nekoliko puta dnevno napustiti svoje radno mjesto barem na deset minuta.

Iako će ove pauze zapravo smanjiti broj sati koje radite, ostatak vremena bit ćete učinkovitiji. Doista produktivan radni dan moguć je samo odmorom i oporavkom.