Kako se lakše prilagoditi novom poslu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Savjeti jednog od najuspješnijih HR direktora u CIS-u, Mikhaila Prytule, posebno za čitatelje Lifehackera.

Temi prilagodbe zaposlenika ili, kako je na zapadu zovu, onboardinga, posvećeno je mnoštvo istraživanja, članaka, preporuka, pa čak i knjiga poput “Tvojih prvih 90 dana na novom poslu”. Neću vas opterećivati referencama knjiga, statistikama, poveznicama i tako dalje, nego prijeđite odmah na posao i dat ću vam nekoliko savjeta iz mog 12-godišnjeg iskustva u HR-u.

Adaptacija se ne događa sama od sebe

Bez obzira koliko je profesionalac cool. Rašireno je uvjerenje da ako angažiramo super cool profesionalca, onda će on sigurno shvatiti što učiniti i kako se prilagoditi. Kao, ovo je gotovo znak profesionalca. Neprilagođavanje znači da nisi profesionalac. Sljedeći!

Zapravo, u najboljem slučaju, adaptacija će kasniti i zaposlenik će dostići puni kapacitet za 3-6 mjeseci (ovisno o razini radnog mjesta i složenosti radnog mjesta). Kvalitetnom adaptacijom to se razdoblje prepolovi.

Koliko tamo plaćate svog novog direktora marketinga? 5000 dolara mjesečno? I koliko mislite da je vaš trud vrijedan tih 15.000 dolara koliko ćete spasiti tvrtku? Šteta je plaćati agencijama traženje kandidata za tri plaće, ali na adaptaciji ih lako izgubite?

Prvi dan je kritičan

Dakle, dobivate ideju da je prilagodba iznimno korisna. Što učiniti, kamo bježati? Angažirajte hitno HR menadžera koji će se pobrinuti za adaptaciju vaših zaposlenika? Ne, prvo se smiri. 90% uspjeha prilagodbe svojstveno je prvom radnom danu, a menadžer to može kvalitetno učiniti sam. Ali morate se pripremiti.

Dokumenti

Provjerite jesu li dokumenti potpisani do tog trenutka (zaposlenicima se ne sviđa kada se potpisivanje dokumenata s tvrtkom odgađa nekoliko dana). Najbolje je to učiniti unaprijed, ako je moguće.

U STB-u smo, primjerice, poslali kandidatski upitnik koji je osoba ispunila kod kuće i poslala nam. U "1C" smo imali šablone svih ugovora, gdje smo učitali upitnik kandidata i ispisali sve dokumente za 5 minuta. Zaposlenik ne mora čekati dok vaš HR menadžer ručno upisuje svoje podatke.

U Preply-u općenito potpisujemo sve ugovore u DocuSignu, nemamo ni takav koncept da idemo u HR odjel. Osoba šalje skeniranu putovnicu, mi je upisujemo u ugovor, učitavamo na DocuSign i šaljemo direktoru i zaposleniku na potpis. Potpis je digitalan, možete ga staviti čak i na telefon.

Radno mjesto i potrebni pristupi

Svi računi moraju biti postavljeni: mail, Slack i tako dalje. To radimo odmah nakon potpisivanja ugovora.

Provjerite je li računalo spremno, stol i stolica čekaju vlasnika. Trešnja na torti je početnički paket: olovka i bilježnica s logotipom tvrtke, majica, set naljepnica, značka za bedž, značka tvrtke (proračun - 10-15 dolara).

Upoznavanje s uredom i zaposlenicima

Zaposlenici moraju biti obaviješteni. Ako tvrtka zapošljava manje od 100 ljudi - napišite u Slack, tko nam se pridružio, ispustite link na profil na LinkedInu (u Rusiji - na Facebooku). Ako tvrtka ima više od 100 ljudi, radimo isto, ali samo unutar odjela (koji je također do 100 ljudi).

Prvi dan dogovorite obilazak ureda: ovdje imamo kuhinju, ovdje WC, ovdje sobu za sastanke (koju rezerviramo ovako), tu pušimo, ovdje je računovodstvo, a ovdje je naš direktor omiljeni poni.

Predstavite pridošlicu onima koji sjede do njega: "Kolege, trenutak pažnje, pridružio nam se (…), volite i naklonost."

Kako se ponašati ako…

Nadglednik

Čestitamo, imate privilegiju uključiti novog zaposlenika. Nitko to neće učiniti umjesto vas, ali će sigurno moći pomoći. Dakle, što se od vas traži:

1. Upoznajte se sa zaposlenikom ujutro. Označite to odmah u svom kalendaru ili zamolite HR da uvijek označava datume izlaska novih zaposlenika.
2. Vodite ga po uredu. Pokažite radno mjesto, provjerite je li zaposlenik svugdje prijavljen.
3. Provedite sat vremena razgovarajući s novopridošlim. Razgovarajte o svojoj tvrtki, o svom odjelu, o glavnim zadacima (općim i osobnim). Objasnite što zaposlenik treba naučiti u prvom tjednu, što se od njega očekuje u prva tri mjeseca. Ovdje su dokumenti koji su vam potrebni. Evo imena onih s kojima bih volio da razgovarate o tome i tome. Bolje je sa mnom komunicirati na takav i takav način, na taj način dogovarati termine, kontaktirati me za ovakva pitanja. Sljedeći put ćemo se naći tada i tamo.
4. Osmijeh. Ovo je izuzetno važno. Čak i ako vam je polovica lica paralizirana, nasmiješite se s ostatkom. Ozbiljan sam, ne budite pijani, zaposlenici dolaze u tvrtku, ali ostave menadžera.
5. Postavite zadatke i popravite ih u pisanom obliku, barem ih pošaljite u obliku pisma poštom (to je nakon sastanka, kada se o zadacima razgovaralo usmeno).
6. Dajte sve potrebne dokumente i pristup.
7. Odaberite iskusnu i društvenu osobu u svom timu i dodijelite je mentoru zaposleniku. Početnik će ga moći kontaktirati za sva pitanja.

Novi zaposlenik

1. Razmislite koje informacije vam nedostaju i gdje ćete ih dobiti. Slobodno postavljajte pitanja.
2. Shvatite svoje ciljeve za prvi tjedan, mjesec, tri mjeseca. Ako se voditelj nije oglasio, zapitajte se.
3. Zapišite imena svih koje sretnete. Općenito, u početku preporučujem da sve zapišete: količina informacija je velika, sigurno će se zaboraviti.
4. Recite nam vrlo ukratko o sebi svaki put kada se sretnete, na primjer: ja sam Misha, 12 godina u HR-u, radio u Alfa-Bank, STB, Wargaming, napravio najuspješnije online HR tečajeve u Labi, autor članka o life hackovima za životopise, koji je pročitan milijun puta. U startup okruženju, to se zove pitching ili govor dizala. Pripremite se unaprijed. Za nove zaposlenike vi ste nitko dok ne pričate o sebi. Ne propustite priliku da odmah ostavite dobar dojam.
5. Ako pozicija podrazumijeva uvođenje promjena u poduzeću, najlakše ih je napraviti u prvih 60 dana, onda će biti teže. Pogotovo ako trebate donijeti nepopularne odluke ili jednostavno teške: zapošljavanje, otpuštanje zaposlenika, prelazak na drugo radno mjesto, prelazak na novi softver, novi oblik izvješćivanja, rekonstrukcija procesa, ulaganje u nešto novo.
6. Planirajte male pobjede, one će vam pomoći da izgradite povjerenje u vas. Na primjer, odaberite male zadatke koje biste mogli riješiti u prvih 60 dana i usredotočite se na njih. Ostavite po strani zadatke koji zahtijevaju više od 60 dana vašeg rada za sada. Ovdje bih naveo analogiju s Agile pristupom u programiranju, kada ne pokušavamo odjednom napraviti jako velik i vrlo složen proizvod, već ga dijelimo na dijelove i razvijamo u fazama.
7. Dogovorite 30-minutne sastanke sa svima s kojima radite. Unaprijed pripremite popis pitanja i zapišite odgovore.
8. Pitajte što radi dobro, što je loše, što treba promijeniti. Prikupite puno informacija i izgradite povjerenje.
9. Provedite reviziju i predstavite rezultate ako ste vođa ili stručnjak.
10. Postavite redoviti sastanak jedan na jedan sa svojim upraviteljem kako biste podijelili rezultate i dobili povratne informacije.
11. Nasmiješite se svojim kolegama. Nitko ne želi raditi s mrzovoljnim zaposlenicima, čak i ako ste pod stresom.

HR

Mogao bih napisati cijelu knjigu, ali evo nekih od najvažnijih savjeta:

1. Napravite dane novaka: sastavite ih ispred starih zaposlenika i zamolite ih da se ukratko predstave (5 minuta). To je ono što radimo u Preply-u, i funkcionira jako dobro.
2. Upotrijebite poseban softver za postavljanje obavijesti za zaposlenika i sve uključene kako ne bi zaboravili što učiniti kada zaposlenik ode. Koristimo BambooHR, koji ima odjeljak Onboarding koji vam omogućuje da prilagodite obavijesti za svakog zaposlenika s bilo kojim zadacima i rokovima. Primjerice, tri dana prije odlaska zaposlenika, administrator dobiva obavijest o stvaranju računa, a na dan otpuštanja upravitelj dobiva obavijest o potrebi postavljanja zadataka.
3. Redovito razgovarajte s novajlijama. Ako nemate HR poslovnog partnera, neka vaši regruteri komuniciraju s novim zaposlenicima jednom tjedno.

Suradnik

Naravno, vi kao kolega nemate nikakvu odgovornost prilagođavati novopridošlice, ali od toga svakako možete imati koristi. Ljudi se dobro sjećaju tko im je pomogao u teškim trenucima (iako o tome ne govore uvijek javno), tako da imate sve šanse izgraditi dobar odnos s pridošlogom i onda računati na njegovu pomoć. Evo nekoliko savjeta:

1. Budite prvi koji će se upoznati. Dođite i recite: „Bok, moje ime je Misha, ovdje sam šef HR-a. Vidim da si nov, hajde da se upoznamo."
2. Recite mu da vas kontaktira za sva pitanja.
3. Recite nam što i sami mislite da je važno i potrebno.
4. Pozvati na večeru.
5. Pitajte početnika o prošlim iskustvima, planovima i ciljevima. Navedite informacije korisne za njihovo postizanje.

Zaključak

Adaptacija se u mnogim tvrtkama ili ne provodi ili se vrlo loše provodi, zbog čega stradaju i posao i zaposlenik. Razlog je nerazumijevanje procesa s obje strane. Gore navedeni jednostavni savjeti pomoći će vam da dramatično poboljšate proces ugradnje u svoju tvrtku, čak i ako nemate zaposlenike za ljudske resurse.