Kako biti najproduktivniji zaposlenik u uredu, a ipak otići kući u 17:30

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Ponekad nam se popis obaveza čini beskrajnim. Samo gledajući to, već se osjećamo iscrpljeni teškim radom. Sve nas muči pitanje kako biti produktivan, imati vremena nositi se sa svim radnim zadacima, ali u isto vrijeme ne provoditi dane i noći na poslu. U ovom članku pokušat ćemo odgovoriti na njega.

Ovo je Cal Newport. I može se nazvati uistinu produktivnim, jer:

• profesor na sveučilištu, koji tamo provodi puno radno vrijeme i, osim parova, organizira razne aktivnosti za studente;
• piše šest (ili čak više) članaka godišnje za znanstvene časopise;
• autor četiri izvrsne knjige i trenutno radi na petoj;
• brižni muž i otac;
• vodi blog o produktivnosti i učinkovitosti, koji se redovito ažurira novim unosima.

Unatoč svemu navedenom, posao završava u 17.30 sati i rijetko kada posluje vikendom.

Ne, on nije superheroj i nema tim od 15 pomagača. Prestanimo na trenutak biti ljubomorni na takvu organizaciju i učinkovitost i razmislimo kako Cal sve uspijeva.

U nastavku ćete pronaći savjete koji će vam pomoći da naučite kako učinkovito upravljati svojim vremenom, prestati biti lijen, jednostavno počnite raditi više i otići iz ureda kući u 17:30. Dakle, počnimo.

1. Popisi zadataka su zli. Zakažite se

Popisi zadataka su sami po sebi beskorisni. Oni su samo vaš prvi korak. Morate napraviti jasan raspored za sebe. Za što? To će vam pomoći da planirate što zapravo možete učiniti. To će vam omogućiti da dovršite određeni zadatak točno kada ga možete najučinkovitije izvršiti, a ne samo zato što je broj četiri na popisu.

Sve dok nemate određeni datum i vrijeme na svom popisu za svaki zadatak, samo ste željni.

Cal Newport

Planiranje vas potiče da se suočite sa stvarnošću. Imate ograničeno vrijeme i određeni broj zadataka. Ali ne možete točno odrediti koliko će vam svaki zadatak trajati. Kada sagledate cjelokupni obim posla, svaki radni sat moći ćete provesti produktivno, iz njega izvući više i raditi gdje i kada i gdje vam je zgodnije.

Stručnjaci se slažu da ako ne izračunate točno vrijeme potrebno za dovršenje zadataka, tada se unaprijed osuđujete na neuspjeh.

Sigurno mnogi od vas sada misle da se većina zadataka pojavljuje iznenada i ne može se predvidjeti i planirati. Da, naravno, takve iznenadne zadatke vrlo je teško uključiti u svoj raspored. Ali za to ne morate imati sedam raspona na čelu. Sve se može promijeniti u svakom trenutku. Ipak, morate imati plan, inače ćete gubiti svoje vrijeme.

Želite prestati odugovlačiti? Raspored će vam pomoći.

Cal Newport

Spoznaja da imate jasno planiran opseg posla već smanjuje želju za odugovlačenjem s obavljanjem stvari. Ne razmišljate o tome trebate li sada raditi ili ne – odluka je već donesena.

Zvuči li vam ovo pretjerano uredno i nije previše zabavno? Misli pogrešno.

Istraživanja dokazuju da je planiranje ne samo radnog vremena, već i slobodnog vremena dobra ideja. Tako ćete poboljšati kvalitetu svog života: životni standard ljudi koji jasno planiraju čak i svoje slobodno vrijeme puno je viši od standarda onih koji to ne rade.

U redu, izbacili smo popis obaveza i sastavili određeni raspored. Sada naučimo odrediti prioritete, jer ne možete raditi 24 sata sedam dana u tjednu, zar ne?

2. Pretpostavite da idete kući u 17:30, a zatim isplanirajte stvari koje ćete učiniti prije tog vremena

Posao će vam zauzeti svo vrijeme koje mu date. Dajte joj 24 sata, sedam dana u tjednu, i budite sigurni, posao će potrošiti svih tih 168 sati.

Morate postaviti granice ako želite uskladiti posao i osobni život. Vremenska ograničenja pridonijet će vašoj učinkovitosti.

Odredite sebi rok: odlazite s posla u 17:30. A zatim planirajte količinu zadataka koje možete svladati do tog trenutka.

Cal ovo zbijeni raspored naziva izvedbom.

Možete krenuti i drugim putem: kreirajte si idealan raspored rada za propalicu, a onda učinite upravo suprotno. Radite vrijedno i teško bez sažaljenja. Vjerujte mi, kada se trudite, pametna i korisna rješenja će vas sama pronaći.

Ali nemojte zaboraviti da se morate zaštititi od prekomjernog rada. Trebali biste se osjećati kao da imate kontrolu nad svojim rasporedom. Što više osjećate kontrolu nad situacijom, to ćete manje stresa.

Dobro, zamislite savršen dan za propalicu i učinite suprotno. To će vam pomoći da se učinkovito nosite sa svojim trenutnim zadacima. Što je s dugoročnim projektima?

3. Napravite plan za tekući tjedan

Mislim da ćete se složiti da kratkoročni planovi više nisu cool. Ako razmišljate samo o danas, nikada nećete biti naprijed.

Želite li istovremeno pisati knjige, biti uključeni u razne aktivnosti, istraživati i biti dobar roditelj? Potreban vam je poseban plan za tjedan.

Cal Newport

Ljudi ne vole gledati dugoročne planove, ali zaboravljaju koliko im koristi mogu donijeti. Znam što radim svaki sat, dan, tjedan, mjesec svog života. Mislite li da je ovo teško? Lakše nego što mislite. Traje jedan sat u ponedjeljak ujutro. Samo.

U ponedjeljak ujutro napravim plan za tjedan. Pregledam svoju poštu, razmišljam o zadacima koje trebam obaviti, provjeravam svoj kalendar i razmišljam kako ovako planirati svoje vrijeme. Kada imam plan, pošaljem ga sebi e-poštom, sada ću ga uvijek vidjeti u svom inboxu. Ovdje ga mogu promatrati svaki dan, a isto tako mu se uvijek mogu vratiti više puta dnevno ako odjednom zaboravim na svoje prioritete.

I Cal je u pravu. Vrijeme provodite učinkovitije kada slijedite plan.

Možda mislite da je dovoljno samo u glavi promisliti o svim nadolazećim zadacima za tjedan, ali ih nije potrebno zapisivati. Ne, nije tako.

Ako napišete plan poslova, veća je vjerojatnost da ćete ga se držati: imat ćete nešto opipljivo, a ne idealno, to će vas podsjetiti na vaše prioritete.

Dakle, sada imate jasan raspored i tjedni plan. Ali osjećate da nešto drugo nedostaje. I ispravno razmišljaš.

4. Radite manje zadataka, ali to radite sa strašću

Vjerojatno mislite nešto poput: „Imam previše posla. Nikada se neću moći nositi s njima u zadanom roku."

I Cal priznaje da ste možda u pravu. Ali ne treba odustajati ili raditi u panici do 22:00 sata.

Trebali biste imati manje posla nego što imate sada. Zapamtite da nisu svi vaši poslovi toliko važni kao što se možda čini. Govorite da češće nego što biste trebali. Zapitajte se: "Što mi je stvarno vrijedno u životu?" A onda odrezati što više nepotrebnog.

Cal Newport

Uvijek smo cijenjeni za ono što radimo najbolje. Dakle, ako želite biti uspješni, nemojte biti preopterećeni, neka radite manje zadataka, ali ćete ih imati priliku bolje obavljati. Ljudi prečesto kažu da. Kažem ne mnogima i mnogima. Nemilosrdno izbjegavam zadatke koji me opuštaju ako osjećam da mi nisu bitni.

Osjećate se kao da uopće nemate vremena, ali John Robinson, stručnjak za upravljanje vremenom, ne slaže se s vama i vjeruje da danas možemo imati puno više slobodnog vremena nego ikad.

On inzistira da moderni ljudi ne rade više od svojih prethodnika (iako većina nas misli drugačije). Istraživanja pokazuju da su tijekom posljednjih 40 godina ljudi proveli mnogo manje vremena na izvršavanju radnih zadataka i mnogo je veća vjerojatnost da će se baviti neproduktivnim ometanjima. Svatko, prema Ivanu, ima vremena za odmor.

Kakav je zaključak iz ovoga? Osjećate se kao da nemate vremena jer je razbijeno na dosadne sitne zadatke koji crpe vaš život i vas.

Dakle, radi manje. Ali činite to "manje" sa strašću i uzbuđenjem.

Vaši planovi su strukturirani i savršeno se uklapaju u vaš raspored. Ali jedno pitanje i dalje ostaje otvoreno: koje zadatke trebate obavljati?

5. Manje obraćajte pozornost na male zadatke – usredotočite se na ono što je višeg prioriteta

Na poslu radimo razne stvari. Sitnice poput raščlanjivanja e-pošte, aktualnih i, ako razmislite, ne uvijek potrebnih sastanaka i prisluškivanja sljedećih uredskih tračeva ne zahtijevaju od nas poseban mentalni napor. Ovdje ne koristite svoje talente. Ako se bavite nekim važnim poslom, onda to zahtijeva aktivaciju svih vaših sposobnosti i vještina. To dovodi do kvalitetnih rezultata.

U čemu je problem s malim zadacima? Utapamo se u „plitku vodu“.

Ljudi koji često rade vikendom i noću osjećaju se kao da rade mnogo manje od onih koji se opraštaju od posla u pet navečer. To je zato što puno rade, ali značaj zadataka koje obavljaju nije velik.

Malo je vjerojatno da je netko postao izvršni direktor samo zato što je odgovorio na sve e-mailove ili prisustvovao jednom nepotrebnom manjem sastanku. Da, skrupulozno izvršavanje čak i malih zadataka spasit će vas od otkaza, ali moći ćete se razvijati tek kada vam zadaci velikih razmjera postanu glavni prioritet.

Imajte vremena posvetiti se isključivo prioritetnim zadacima. Kako započeti ovaj težak posao?

Glavna stvar je da ujutro prestanete provjeravati e-poštu.

Tim Ferris autor bestselera Kako raditi 4 sata tjedno

Pokušajte ne provjeravati e-poštu u prva dva sata nakon buđenja. Nekima je to čak i teško zamisliti, sigurno će imati pitanja poput: “Kako to mogu učiniti? Svakako moram provjeriti svoju poštu, inače neću moći na posao. Iznenadit ćete se kad saznate da u većini slučajeva to uopće nije slučaj.

Da, možda biste stvarno trebali otići u svoju e-poštu i prikupiti informacije koje će vam omogućiti da 100% izvršite zadatak. Ali prvo ga možete dovršiti za 80 ili 90%, a tek onda ući u svoja pisma za dodatne informacije. Tako ćete se ujutro spasiti nepotrebnih i suvišnih informacija na koje će vam se pažnja svakako prebaciti, a moći ćete se posvetiti isključivo poslu.

Kako onda sve gore navedeno povezati? Čudno, samo da rezimiramo.

Cal nam je dao pet dobrih savjeta:

1. Popisi obaveza su zli. Napravite raspored za sebe.
2. Pretpostavite da idete kući u 17:30, a zatim isplanirajte stvari koje ćete učiniti prije tog vremena.
3. Napravite plan za tekući tjedan.
4. Radite manje zadataka, ali to radite sa strašću.
5. Manje obraćajte pozornost na male zadatke – usredotočite se na veći prioritet.

Sada vam riječi "raspored" i "planovi" zvuče hladno, a ne shvaćate konkretne prednosti koje će vam oni donijeti. Ali kada ih učinite dijelom svog života, shvatite da imate slobodnog vremena za obitelj i prijatelje. Osim toga, radit ćete stvari na koje možete biti ponosni.

Cal Newport

Intelektualni rad je zapravo majstorski rad. Ali nije tako teško kao što se čini: ne bavite se rezbarijom, već radite s informacijama. Razvijate ideje. Morate odvojiti žito od kukolja i ponekad stvarati ideje od sirovog materijala. Ako na ovaj proces počnete gledati iz perspektive majstora, postat ćete sretniji, zadovoljniji svojim radom i, naravno, uspješniji u svom profesionalnom životu.

Odaberite tko želite biti: uredski povučeni ili uspješan kreator?