Kako odrediti prioritete kada ste stalno preopterećeni

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Definiramo glavnu stvar u životu i učimo je staviti na prvo mjesto.

Kada se utapate u moru zadataka i obveza, čak i odlučiti što ćete prvo učiniti može biti nezgodno. U takvoj situaciji važno je prihvatiti da je jednostavno fizički nemoguće sve dovršiti, te istaknuti ono najvažnije. Inače će vas progoniti stres i osjećaj krivnje.

Što bi trebalo biti prioritet

Svatko će imati svoje specifične zadatke, ali postoji nekoliko područja života kojima bismo svi trebali posvetiti više pažnje. Oni su ti koji vam pomažu da se približite svojim dugoročnim ciljevima i čine život vrijednim. Ipak, mnogi ih ignoriraju mjesecima ili čak godinama. Pokušajte ih premjestiti na vrh popisa obaveza.

1. Zdravlje

Zdrav način života sve češće odlazi u drugi plan. Odustajemo od šetnje parkom i treninga kako bismo obavili posao ili biramo brzu hranu kako ne bismo gubili vrijeme na kuhanje.

Rezultati takvih odluka se akumuliraju i počinju utjecati na sva područja života. Brza hrana ne daje dovoljno energije za dobar rad. Stres i razdražljivost koji proizlaze iz nebrige o sebi mogu učiniti da se osjećamo kao da smo uz svoje voljene. Kao rezultat toga, pati ne samo tjelesna dobrobit, već i psihičko stanje, pogoršava se emocionalno stanje. Stoga se podsjetite: zdravlje je temelj svega.

2. Spavati

Pripremite se za ispite, dovršite pisanje izvještaja, ostanite budni do kasno gledajući seriju – biramo sve osim spavanja. Čini se da ćemo smanjenjem dobiti još nekoliko sati za naše poslove. Ali cijena je vrlo visoka.

Vjerojatno ste iskusili posljedice nedostatka sna: umor, razdražljivost, nemogućnost koncentracije i nečega produktivnog. No, studije pokazuju da stalni nedostatak odmora dovodi do puno ozbiljnijih problema, od bolesti kardiovaskularnog sustava do propadanja mozga. Nemojte zanemariti san.

3. Odnosi s voljenim osobama

U trenucima stresa često započinjemo odnose s voljenima, vjerujući da oni nikuda neće ići i samo ćemo se komunikaciji vratiti kada budemo imali više vremena. I tako propustimo dječji koncert zbog radnog sastanka, ili zaboravimo čestitati prijatelju rođendan jer su misli zauzete poslom. Takve sitnice se nakupljaju i kvare odnose, a kasnije ih je teško obnoviti.

Odvojite vrijeme za jačanje obitelji i prijateljstva kako ne biste morali žaliti za propuštenim. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći u tome:

• Učinite prvi korak. Nemojte čekati da drugi nešto predlože. Budite onaj koji održava kontakt i negdje poziva obitelj i prijatelje.
• Odredite sami što vam za ništa na svijetu neće nedostajati. U nekom trenutku ćete se neizbježno morati odlučiti u korist posla ili drugih obaveza. Ali moraju postojati situacije koje se ne mogu zanemariti, poput godišnjice braka ili pomoći prijatelju u teškom trenutku za njega.
• Ostati u kontaktu. Svi smo zauzeti, ali to nije razlog za gubitak kontakta. Nazovite, pišite, čestitajte voljenima na pobjedama, izrazite suosjećanje u slučaju neuspjeha, zahvalite se i javite se tek tako.

4. Produktivan rad

Naporan rad i biti produktivan nisu nužno ista stvar. Možete raditi od jutra do mraka, ali postići minimalne rezultate. Stoga je važno djelovati ne samo marljivo, već i mudro: raditi dubinsko, usredotočiti se na zadatke koji pomažu rastu, uključujući i profesionalni. Potražite i odredite prioritete mogućnosti koje vam omogućuju da naučite nove stvari i radite stvari koje vas inspiriraju.

Što isključiti iz prioriteta

Da biste nešto napredovali na popisu obaveza, morate se odreći nečeg drugog. Evo nekoliko aktivnosti koje možete poduzeti kako biste oslobodili svoje vrijeme i energiju.

1. Društveni mediji i apsorpcija sadržaja

Provjera što je novo na Instagramu ili Twitteru ne bi vam trebala biti prioritet. Evo što savjetuje autor digitalnog minimalizma Cal Newport: "Usredotočite se na nekoliko pažljivo odabranih online aktivnosti koje podržavaju vaše vrijednosti, a preskočite ostale."

Da biste olakšali ovaj proces:

• Pratite kuda vaše vrijeme ide. Za to postoje posebne usluge. Kad vidite koliko trošite, lakše je to vrijeme preusmjeriti na nešto drugo.
• Otežajte sebi pristup. Uklonite aplikacije društvenih medija kako biste izbjegli pristup dosadi.

2. Zadaci male vrijednosti

Uvijek postoje stvari koje oduzimaju puno vremena, ali nas ne pokreću naprijed:

• provjeriti poštu i odgovoriti na pisma;
• čitati nagomilane poruke u radnim razgovorima;
• obavljati administrativne poslove koji se ponavljaju;
• ispuniti nečiji hitan zahtjev.

Takav promet samo odvlači pažnju od glavne stvari. Podsjetite se da nećete postići velike ciljeve ako stalno radite samo tako male stvari.

3. Negativan stav

Često se zadržavamo na neugodnim događajima i neuspjesima, sumnjamo u sebe ili se ljutimo na druge. To ne samo da kvari raspoloženje, već i oduzima vrijeme koje bi se moglo potrošiti na promjene u životu. Koristite sljedeće strategije kako biste izbjegli zaglavljivanje u negativnim mislima:

• Prikupite kolekciju komplimenata. Kada vam je netko rekao nešto dobro, pohvalio, zahvalio, pohvalio, zapišite to u bilježnicu ili spremite screenshot. Kada ste loše raspoloženi, ponovno čitanje lijepih riječi pomoći će vam da se osjećate bolje.
• Pazite na svoj unutarnji dijalog. Kada primijetite negativne misli o sebi, zamislite da tako nešto kažete bliskom prijatelju ili djetetu. Najvjerojatnije ćete otkriti da ste previše kritični prema sebi.
• Budite ljubazniji. Zapamtite da su vas ljudi možda povrijedili jer su i sami doživljavali poteškoće. Ali ne zaboravite biti ljubazni prema sebi. Ako osjećate da je osoba otrovna, branite svoje granice ili prestanite komunicirati.

Stavljanje važnog na prvo mjesto

1. Kombinirajte sve zadatke

Sigurno imate popis radnih i osobnih poslova, a u glavi vam se neprestano vrte razne ideje. Tako je teško znati s čime početi. Stoga je prvi korak prikupiti sve predmete na jednom mjestu i označiti do kojeg datuma moraju biti dovršeni. Da biste to učinili, možete koristiti papir ili usluge kao što su Trello i Todoist.

2. Riješite se smetnji

Blokirajte pristup stranicama koje oduzimaju puno vremena. To možete raditi cijeli dan ili određeno razdoblje kada trebate raditi bez ometanja. Ako vam to nije opcija, barem isključite nepotrebne obavijesti.

3. Oduprite se želji da se prebacite na nešto novo

Uvijek će postojati nova ideja ili zadatak s kojim se želite pozabaviti. Ali prelaskom s jednog na drugo nećete napredovati u onome što radite. Čak i ako vam dosadi, pokušajte. Nemojte odustati od jedne navike nakon tjedan dana da biste isprobali drugu. Ne preuzimajte novi projekt dok ne završite trenutni.

4. Razlikujte važne i hitne stvari

Skloni smo zadacima dati prioritet s rokovima, čak i ako su nam sami po sebi manje važni. No aktivnosti poput zvanja bake ili odlaska u šetnju nisu prioritet, iako samo čine život uravnoteženim i daju vrijedne uspomene.

Koristite Eisenhowerovu matricu za određivanje prioriteta slučajeva. Ima četiri kategorije:

• Hitno i važno: zadatke koji su vam vrijedni – potrebno ih je što prije završiti.
• Nije hitno, ali važno: zadaci koji pomažu u razvoju - potrebno ih je unijeti u kalendar.
• Hitno, ali nevažno: zadatke koji se mogu povjeriti nekom drugom.
• Nehitno i nevažno: zadatke koje treba napustiti.

Pokušajte raditi važne stvari što je više moguće, a one nevažne minimizirajte.

5. Ne upravljajte vremenom, već svojom energijom

Da biste to učinili, morate odrediti kada ste najproduktivniji i rasporediti zadatke na temelju svoje razine energije. Na primjer:

• Ako rano ustajete, obavite važne stvari ujutro kada ste najviše energije.
• Ako ste noćna sova, radite projekte koji zahtijevaju koncentraciju navečer.
• Ako imate malu djecu, vaše produktivno vrijeme je kada spavaju ili se netko drugi brine o njima. Iskoristite ove praznine za svoje prioritetne zadatke.

6. Napravite popis svojih obveza

Često preuzimamo previše, iako su nam energija i vrijeme ograničeni. Stoga je korisno povremeno provjeravati svoje obveze:

• Napravite što detaljniji popis na što trošite svoje vrijeme.
• Podijelite ove aktivnosti u kategorije: karijera, obitelj, hobiji i tako dalje.
• Odlučite koliko vremena kao postotak želite potrošiti na svaku kategoriju.
• Smanjite broj manje važnih odgovornosti kako biste imali dovoljno sredstava za one najvažnije.
• Svaki dan napravite popis obaveza na temelju svojih glavnih kategorija.

7. Nastojte "pojesti žabu" što prije

Žaba znači najtežu ili najneugodniju stvar dana. Na primjer, raditi na projektu o kojem sanjate, baviti se sportom, napisati tisuću riječi za buduću knjigu. Obično takve stvari želite odgoditi za kasnije, ali bolje ih je prvo učiniti.

To će vas pomaknuti naprijed i olakšati sve ostalo tijekom dana. Ako svaki dan „jedete žabu“, postupno ćete postići sve veće rezultate.

8. Podijelite zadatke u blokove

To će vam pomoći da izgradite raspored na temelju prioriteta i ne gubite vrijeme na prebacivanje s jednog na drugi. Ovako metoda radi:

• Napravite popis obaveza za taj dan.
• Zadatke iste vrste podijelite u blokove, na primjer "Rad s poštom", "Pisanje teksta", "Sastanci".
• Izračunajte koliko će vremena trebati za svaki blok.
• Dodajte blokove u kalendar jedan po jedan.
• Prijeđite na sljedeći tek kada završite prethodni.
• Premjestite blokove u kalendaru ako je potrebno.

Pokušajte svaki dan imati barem jedan blok posvećen vašim prioritetima.

Pročitajte također?

• 7 učinkovitih metoda planiranja koje će vam pomoći da ostanete na pravom putu
• Kako biti produktivniji: 7 glavnih pravila
• 4 načina da organizirate svoj popis obaveza kako biste mogli raditi pametnije