Što je najbolje za produktivnost: kaizen naspram kreativnog nereda

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Volite li nered ili više volite čisto radno mjesto, nije važno. Svaka od ovih metoda ima svoje prednosti i nedostatke.

Zamislite da ste kreativna osoba kojoj je potreban vlastiti mali, ugodan, inspirativan nered za udobno funkcioniranje. Tako da su važne bilješke prošarane prekrasnim razglednicama iz zemalja u kojima ste proveli nezaboravan odmor ili letcima iz najbližeg kafića, a vaša omiljena prljava šalica uvijek je stajala uz monitor.

Što možeš, takva si osoba. Savršen red dosađuje i ubija svu želju za stvaranjem, a vi jednostavno nemate vremena sređivati papire. Sada zamislite da ste odjednom stavljeni u stroge okvire čudnog japanskog kaizen sustava.

Što je Kaizen

Kaizen je japanska filozofija usmjerena na kontinuirano poboljšanje i promjenu na bolje. Kaizen je ono što možete jednostavno nazvati Lean Manufacturing. Pravi predmet na pravom mjestu u pravoj količini. Red, sortiranje, prihvaćeni standardi, održavanje i čistoća.

Dokumenti, materijali, sredstva za proizvodnju - sve je to pohranjeno, održavano uredno i sistematizirano na način da svaki zaposlenik može brzo pronaći sve što mu treba. U velikim tvrtkama kaizen se odnosi na proizvodne procese, a za uredske radnike to se odražava u njihovom radnom okruženju.

To se također odnosi na radni prostor na diskovima sustava (standardni nazivi datoteka), i uredski materijal (vaše mjesto za papir ili uloške za pisač) i pohranu dokumenata (mape potpisane na standardni način).

Prednosti kaizen sustava

Ako uzmemo u obzir kaizen na razini tvrtke, onda se ovaj sustav pokazuje korisnim i produktivnim. Dopustite mi da vam dam jednostavan primjer. Imao sam sreću da radim u velikoj tvornici gdje se kaizen koristio u potpunosti. Primjerice, prijedlog jednog od zaposlenika da utovari još četiri kutije na palete doveo je do činjenice da je kompetentna distribucija proizvoda omogućila značajnu uštedu za najam skladišta.

Ili primjer korištenja kaizena u uredu. Prostor za pohranu papira označen je skalom. Ako se količina papira smanji na određenu oznaku, onda je vrijeme da razmislite o naručivanju nove serije. To pomaže unaprijed predvidjeti situaciju kada će nešto nedostajati.

Što se tiče osobnog prostora uredskog radnika, uvijek biste trebali imati čist stol. Sve mape dokumenata moraju biti potpisane i usklađene.

U tom slučaju znat ćete gdje i koliko je uredskog materijala. Vrlo je zgodno.

Osobno iskustvo korištenja kaizena

Prvi put sam se susreo s filozofijom kaizena kada sam dobio posao u japanskoj tvrtki. U uredu je svaka stvar morala stajati na svom mjestu, označena zelenom naljepnicom. Na mom stolu bila je fotografija monitora, tipkovnice i miša koji sjede na praznom stolu. I natpis: "Ovako izgleda moja radna površina na kraju dana."

Sve bi bilo u redu, ali u ovoj "sterilnosti" sam odjednom počeo nedostajati. Kao kreativna osoba, nekada sam se okruživala stvarima koje volim. Trebao mi je "red u neredu": slučaj kada se izvana tvoj stol čini pretrpanim mjestom, ali znaš točno što i gdje.

Činilo mi se da je trebalo dosta vremena da se radni pribor postavi na svoja mjesta. I jednog dana probudio se protest u duši zakinutog umjetnika. A sada je voljena šalica, koja jednostavno nema vremena za pranje, skrivena u ladici za osobne stvari. I moja je duša sretna s takvim neredom.

Prije toga radila sam kao dizajnerica u maloj reklamnoj agenciji. Na stolu su mi bili filmski letci, razne smiješne slike, i zdjela orašastih plodova, pa čak i antistres lopta, na koju smo svaki tjedan oblačili novi kostim koji smo pravili od papira. I to je bilo dobro.

Ali je li tako dobro? Trebalo je otprilike isto vrijeme da se pronađe stvarno važan komad papira kao da se stvari dovedu u savršeni red. Ometati vas novine s horoskopom koji miruju bila je uobičajena stvar, a također je trebalo vremena.

Što biste ipak trebali odabrati?

Moja odluka je bila jednostavna: izabrao sam najbolji od dva pristupa. Sistematizacija i red koji nudi kaizen, u kombinaciji s njezinom vizijom i omiljenim stvarima.

Glavno pravilo je ne pretjerivati ni s kaizenom ni s neredom.

U mojim ormarima, ladicama i dokumentima sve je posloženo po jasnom sustavu. Ali na mom stolu uvijek postoji kutak za inspirativne stvari: crteže, cvijet u loncu i slona s Tajlanda.

Nemojte se bojati potruditi se i posložiti važne stvari na policama. Kad se malo naviknete, shvatit ćete da je vrlo zgodno. I odvojite zaseban kutak za svoj nered.

Kaizen je dobar sve dok ne trošite više vremena na formu nego na sadržaj. Kreativni nered je dobar sve dok se ne pretvori samo u nered.

Donio sam tri stvari na svoje novo radno mjesto. Prvo, šalica. Drugo, blok s uklonjivim kariranim listovima umjesto dnevnika. Treće, cvijet u loncu, koji i sam s ljubavlju zovem George. U čast Georgea Harrisona. U svim ostalim aspektima - potpuni kaizen.